5-Reaksi Ketika Menghadapi Bawahan Yang Mempunyai Masalah Kinerja

Sebagai pemimpin di tempat kerja, seringkali kita menghabiskan 80% dari waktu kita untuk tatap-muka dengan orang-orang yang mengalami masalah dalam kinerja mereka, dan sekitar 20% sisanya untuk bertemu dengan orang-orang lainnya.

Mengapa demikian ?

Karena salah satu faktor utama menuju sukses adalah dengan mengenali dan mengelola isu-isu kinerja secara efisien, dengan tujuan untuk mencegah orang-orang kepercayaan kita agar jangan terpeleset ke dalam kondisi kinerja yang buruk.

Tulisan berikut ini menyampaikan 5 model reaksi yang biasanya ditunjukkan oleh banyak orang ketika harus menghadapi masalah-masalah dalam pengelolaan kinerja di departemennya.

1. "The Ostrich" (= Si Burung Unta)

Reaksinya seperti burung unta, yang membenamkan kepalanya ke dalam pasir dan berharap agar masalahnya lewat dari hadapannya atau tidak terdeteksi. Hati-hati dengan reaksi seperti ini, karena masalah demi masalah akan bertumpuk dan akhirnya orang lain juga akan mengetahuinya. Ini dapat mempengaruhi moral dari kelompok kerja Anda dan juga kredibilitas Anda sebagai pemimpin. Solusi yang terbaik adalah dengan menghadapi masalah yang ada.

2. "The Pass The Parcell Expert" (= Teruskan Parselnya)

Reaksinya adalah "memindahkan" orang yang bermasalah dalam kinerjanya ke kelompok atau bagian lain. Hal ini mungkin tampaknya seperti jalan keluar yang bagus, namun sebenarnya reaksi seperti itu dapat merusak reputasi Anda. Solusi yang terbaik adalah tetap dengan menghadapi orang yang bermasalah tersebut.

3. "The Band-Aid Worker" (= Si Plester)

Barangkali reaksi Anda adalah menjadi pendengar yang baik dan kemudian memberi waktu untuk bekerja bersama orang yang mempunyai masalah dalam kinerjanya. Reaksi ini nampaknya "berhati mulia", namun dapat sangat menghabiskan waktu Anda. Ada baiknya apabila Anda dapat menggali lebih dalam lagi kemampuan dari orang yang kinerjanya kurang bagus tsb, menyusun Rencana Pengembangan Pribadi bagi orang tersebut, dan memonitor pertumbuhannya.

4. "The Delegator" (= Si Pemberi Delegasi)

Reaksinya adalah dengan mendelegasikan masalah kinerja tersebut untuk ditangani atau diselesaikan oleh orang lain. Hal ini boleh-boleh saja dilakukan, asalkan ketika Anda mendelegasikan tugas tersebut, pastikan bahwa Anda juga memberikan bantuan, bimbingan motivasi dan arahan yang cukup.

5. "The Prejudger" (= Si Pembuat Kesimpulan Awal)

Banyak pemimpin yang sudah memasang kesimpulan bahwa seseorang tertentu mempunyai kinerja yang bagus, atau sebaliknya bahwa orang itu mempunyai kinerja yang buruk, bahkan sebelum orang itu ditemuinya. Memberi label seperti itu sangatlah tidak bijaksana apabila terus-menerus berdiam dalam pikiran Anda. Akan lebih baik apabila Anda dapat mengumpulkan informasi mengenai orang tersebut dari orang-orang lain yang mempunyai kapasitas yang serupa dengan Anda.

Dari ke-5 reaksi tersebut di atas, reaksi yang bagaimanakah yang sering Anda tunjukkan ketika menghadapi orang-orang yang mengalami masalah dalam kinerjanya ?

[Cited from "Managing Performance" by Pam Jones]

Toko Khusus Untuk Wanita

Konon di sebuah kota di sebuah negara telah dibuka sebuah toko 6 lantai yang unik.
Apa uniknya ?

Ternyata toko tersebut menjual pria khusus dengan berbagai kriteria untuk dijadikan calon suami. Jadi, tentu saja pelangannya hanya boleh wanita.

Dari sedemikian banyaknya peraturan yang wajib dipatuhi, salah satunya adalah mengenai tata-cara memilih pria yang disediakan di tiap lantai.

Begini bunyi peraturannya :

1. Anda hanya diperbolehkan mengunjungi toko ini SATU KALI saja. Oleh sebab itu, pendataan melalui sidik jari dan alat pemindai retina mata perlu dilakukan.

2. Di tiap lantai, sebelum Anda masuk ke dalamnya, akan ada tulisan yang menggambarkan kualitas produk yang disediakan di dalamnya. Pikirkan dahulu dengan cermat, sebelum Anda masuk ke ruangan di dalamnya, karena setelah Anda melewati pintu masuk tersebut, Anda tidak dapat balik lagi.

3. Setelah Anda memilih, silakan jalan terus menuju lorong pintu keluar, dan Anda tidak dapat masuk kembali.

Maka ... beginilah ceritanya dimulai ....

Seorang wanita muda tertarik dan bergegas mengunjungi toko tersebut berusaha untuk menemukan seorang pria untuk calon suaminya.

Setelah menyelesaikan semua persyaratan administrasi yang ada dan mempelajari peraturan yang berlaku, maka si wanitapun bergegas menuju pintu masuk di lantai pertama.

Di depan pintu masuk lantai pertama, ia menemukan tulisan "Di Lantai ini Anda akan menemukan pria yang mempunyai pekerjaan tetap. Silakan masuk atau Anda dapat memilih melanjutkan ke lantai berikutnya".

Si wanita berpikir bahwa tentu tidak ada salahnya kalau memiliki persyaratan yang lebih dari itu. Maka iapun melanjutkan ke lantai kedua.

Di depan pintu masuk lantai kedua, ia menemukan tulisan "Di lantai ini Anda akan menemukan pria yang mempunyai pekerjaan tetap dan sayang anak. Silakan masuk atau Anda dapat memilih melanjutkan ke lantai berikutnya".

Si wanitapun berpikir lagi ... "aku ingin yang cakep, boleh kan ...?"

Maka iapun melanjutkan ke lantai ketiga.

Di depan pintu masuk lantai ketiga, ia menemukan tulisan "Di lantai ini Anda akan menemukan pria
yang mempunyai pekerjaan tetap, sayang anak dan tampang rata-rata. Silakan masuk atau Anda dapat memilih melanjutkan ke lantai berikutnya".
Si wanitapun berpikir lagi ... "Waaah ..masa' cuma rata-rata, aku ingin yang cakep !"
Maka iapun melanjutkan ke lantai empat. 

Di depan pintu masuk lantai empat, ia menemukan tulisan "Di lantai ini Anda akan menemukan pria yang mempunyai pekerjaan tetap, sayang anak dan tampan. Silakan masuk atau Anda dapat memilih melanjutkan ke lantai berikutnya".
Si wanitapun berpikir lagi ... "Bener 'kan ..., masuk atau tidak, yaa ...?"
Akhirnya, dengan penuh rasa penasaran, iapun melanjutkan ke lantai lima.

Di depan pintu masuk lantai lima, ia menemukan tulisan "Di lantai ini Anda akan menemukan pria yang mempunyai pekerjaan tetap, sayang anak, tampan dan rela membantu melakukan pekerjaan rumah-tangga. Silakan masuk atau Anda dapat memilih melanjutkan ke lantai berikutnya".
Si wanitapun berpikir lagi ... "Wooow ... !! Tapi masih ada lantai enam nih ...aduuh, apa yang ada di lantai enam, yaa ?"
Tidak dapat menahan rasa ingin-tahunya, iapun melanjutkan ke lantai enam.

Di depan pintu masuk lantai enam, ia menemukan tulisan "Anda adalah pengunjung ke-3.423.192 di
lantai enam ini. Di lantai enam ini tidak tersedia pria yang kriterianya lebih dari yang tertulis di depan pintu masuk lantai lima. Silakan Anda langsung menuju pintu keluar dan ... terima kasih atas kunjungannya ke toko kami".

Si wanitapun lemas dan terpaksa pulang dengan penuh penyesalan ...berhari-hari ia merenungi keputusan yang dibuatnya ketika masih berdiri di depan pintu di lantai lima !

Sekilas Mengenai KPI di Manufaktur

Manajemen waktu atau memanfaatkan waktu secara efektif seringkali dikatakan sebagai hal yang
paling sulit dilakukan.

Lalu bagaimana cara mengatasi kesulitan tersebut ?

Salah satu cara untuk dapat bekerja dengan pengaturan waktu yang lebih efektif adalah dengan menggunakan KPI (= Key Performance Indicator) sebagai alat bantu untuk memantau kinerja di tiap bagian yang ada di dalam suatu lembaga perusahaan. Dengan dipahaminya KPI tersebut, setiap orang yang terlibat dalam suatu bagian atau departemen akan menjadi lebih fokus dalam melaksanakan tugas dan tanggung-jawabnya, karena mereka tahu dan memahami bahwa KPI merupakan indikator keberhasilan mereka di mata manajemen.

Bagi sebagian orang, istilah KPI sudah menjadi hal yang cukup populer. Tapi pertanyaan selanjutnya adalah KPI apa saja yang umumnya digunakan di tiap unit kerja yang ada.

Berikut ini kita akan mengupas sedikit mengenai indikator target yang ada di dalam 6 topik utama manajemen yang sering digunakan di dalam unit usaha manufaktur.

1. SAFETY (KEAMANAN dan KESELAMATAN KERJA) :

Keamanan dan keselamatan para pekerja dan tamu (pelanggan dan pemasok) ketika berada di dalam area perusahaan wajib menjadi prioritas perhatian bagi seluruh personil di perusahaan tersebut. 

Kehilangan dan kerugian akibat kecelakaan kerja dan gangguan terhadap tamu dapat terjadi akibat kelalaian dan ketidak-disiplinan melakukan aktivitas kerja adalah sangat penting.

Topik yang lebih penting daripada kualitas adalah mengenai kesehatan dan keselamatan kerja.
KPI yang sering umum digunakan di bidang ini adalah :

> Jumlah Kejadian Kecelakaan Kerja
> Jumlah Hari Yang Tidak Produktif Yang Terkait Dengan Terjadinya Suatu Kecelakaan Kerja
> Indeks Kepuasan Pelanggan untuk hal keamanan dan keselamatan kerja yang biasanya dinyatakan dalam VOC (= Voice Of Customer)

2. KUALITAS :
Merupakan cerminan dari hasil proses produksi yang berkaitan erat dengan pemasok dan pelanggan.

KPI yang sering digunakan di bidang ini adalah :
> Jumlah Kejadian dan Nilai Bersih Produk Retur yang diterima sebagai pengembalian dari pelanggan.
> Jumlah Scrap (= bahan terbuang di dalam suatu proses produksi) Internal
> Jumlah Kejadian dan Rasio Produk Rework
> Indeks Kemampuan Proses (= Process Capability Index = Cp/Cpk)
> Biaya Kegagalan Kualitas (= Cost of Poor Quality = CoPQ)
> Jumlah Kejadian dan Nilai Cacat Kualitas Dari Material Yang Diterima Dari Pemasok 

3. DELIVERY (= PENGIRIMAN)

Merupakan cerminan dari keberhasilan pengiriman produk dengan melakukan evaluasi terhadap kesesuaian dari jumlah dan ketepatan waktu pengiriman yang diinginkan oleh pelanggan.

KPI yang sering digunakan di bidang ini adalah :
> Rasio Pengiriman Produk atau Penerimaan Produk Tepat Waktu
> Rasio Pemenuhan Jumlah Permintaan Pelanggan (= Fill Rate)
> Lama Waktu Pemenuhan Order (= Order Lead Time)
> Jumlah Kejadian dan Nilai Order Pelanggan Yang Tidak Dapat Dipenuhi

4. OPERATIONAL PERFORMANCE (= Kinerja Operasional)

Indikator-indikator ini mencerminkan seberapa suksesnya proses produksi atau operasional yang telah dilakukan. 

KPI yang sering digunakan di bidang ini adalah 
> Efisiensi Langsung (= Direct Efficiency) merupakan rasio antara Man-Hour yang digunakan terhadap jumlah produk yang dihasilkan. 
> Lama Waktu Produksi (= Production Process Leadtime)
> Efisiensi Total Peralatan (= Overall Equipment Efficiency) merupakan hasil perkalian dari nilai pengukuran Quality x Performance x Availability
> MTBF (= Mean Time Between Failure) merupakan waktu rata-rata interval di antara dua kegagalan operasional yang berturutan
> MTTR (= Mean Time To Repair)  merupakan waktu rata-rata yang digunakan untuk melakukan suatu perbaikan, atau MTTT (= Mean Time To Troubleshoot) yang merupakan waktu rata-rata yang digunakan untuk melakukan suatu penyelesaian masalah
> Change-over Time (= Waktu Pergantian Order) merupakan waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan pergantian order
> Stock Turnover (=  Pertukaran Material Yang Tersimpan) merupakan rasio pertukaran material yang tersimpan di gudang persediaan Bahan Baku, Work-In-Process, dan Barang Jadi.
> Rasio Jumlah Material Berlebih (= Excessive Material)
> Rasio Jumlah Material Yang Kadaluwarsa (= Obsolete Material)
> Cash-To-Cash Cycle Time (= C2C) merupakan indikator dari bagian keuangan yang mengikuti formula = Total Account Receivable + Total Stock - Total Account Payable

5. MORAL :
Merupakan cerminan dari efektivitas dari aktivitas dalam menjalin hubungan emosional dan industrial yang dilakukan oleh bagian Human Resources terhadap para pekerja.

Perkembangan dari status keberadaan tingkat moral seseorang adalah sesuatu yang sulit dinyatakan secara pasti, karena perilaku setiap orang sangat dipengaruhi oleh emosi dan faktor kejiwaan lainnya. Namun secara umum, perkembangan moral di suatu kelompok pekerja dapat digambarkan oleh beberapa indikator. 
KPI yang sering digunakan di bagian ini adalah :
> Personal Turnover (= Rasio Pertukaran Keluar-Masuk Pekerja)
> Jumlah Jam Pelatihan Rata-Rata Per Pekerja
> Angka Rata-Rata Absen Pekerja

6. LINGKUNGAN :
Merupakan cerminan dari kepedulian suatu unit usaha akibat dari dampak negatif usahanya terhadap lingkungan sekitar khususnya dan lingkungan nasional pada umumnya.
KPI yang sering digunakan di bagian ini adalah :
> Jumlah Keluhan Penduduk Sekitar Mengenai Lingkungan Unit Usaha
> Jumlah Kejadian Ketidak-Sesuaian Nilai Hasil Pengukuran Parameter Kritis Pemantauan Lingkungan terhadap Standar Pemantauan Parameter Lingkungan yang berlaku

Pemahaman yang lebih dalam mengenai masing-masing indikator kinerja tersebut di atas akan menuntun setiap pekerja untuk menjadi lebih fokus dalam melaksanakan dan mengontrol kegiatannya, karena mereka sudah memahami bahwa indikator-indikator itulah yang kemudian menjadi nilai rapor kinerja mereka.
Di ujung akhirnya, melalui rapor tersebut, tentunya prestasi bagi mereka yang telah bekerja dengan baik akan ditunjukkan berdasarkan indikator yang ada.
Hal yang paling penting dalam persiapan KPI tersebut adalah tercapainya kesepakatan angka penilaian terhadap tiap indikator sebelum hal itu diterapkan di masing-masing bagian atau departemen.

[ Cited from Operation Management & Lean Six Sigma by Lutfi Apiliogullari ]