Pen-DELEGASI-an Yang Efektif

 

Dalam lomba lari estafet 4 x 100 meter, pelari pertama harus menyerahkan tongkat estafet ke pelari berikutnya, dan seterusnya. Serah-terima ini merupakan simbol dari RASA PERCAYA yang diberikan oleh seorang pelari ke pelari lainnya di dalam sebuah tim.

Di dalam dunia kerja, RASA PERCAYA dari atasan ke bawahannya ataupun antara sesama rekan kerja, juga diperlukan!

Pernahkah Anda, sebagai seorang Manager mendelegasikan pekerjaan atau tugas kepada bawahan dan hasilnya tidak memuaskan, bahkan seringkali bermasalah?

Salah satu penyebab dari masalah tersebut adalah karena cara mendelegasikan yang tidak benar. Beberapa Manager ada yang mendelegasikan pekerjaan atau tugas ke bawahannya dengan cara menjelaskan dengan rinci CARA MENGERJAKANnya.

Yang sangat disarankan, dan juga dinyatakan sebagai cara yang benar, adalah agar Anda mendelegasikan pekerjaan atau tugas dengan menjelaskan secara rinci dan spesifik mengenai hasil yang Anda inginkan, dan bukan mengenai rincian cara-cara mengerjakannya.

Berikanlah kesempatan bagi bawahan atau staf Anda untuk memikirkan cara-cara atau langkah-langkah untuk menyelesaikannya dengan menggunakan kreativitasnya sendiri. Yang perlu Anda jelaskan adalah hasil yang dinginkan, serta rambu-rambu (= yang mana yang boleh dan yang tidak boleh dilakukan) yang jelas.

Kalau bawahan atau staf kita berhasil menyelesaikannya dengan menggunakan kreativitasnya sendiri, mereka akan merasa lebih puas atas keberhasilannya. Tingkat kepuasannya akan berbeda apabila mereka hanya menjalankan rincian langkah-demi-langkah instruksi dari Anda. Sebaliknya jika setelah melaksanakannya dan hasilnya ternyata tidak memuaskan, mereka bisa saja mengangkat tangan dengan berkata, "Saya sudah melakukan apa yang Bapak/Ibu instruksikan!".

Jadi berikan kesempatan pada mereka untuk berkreativitas, dan Anda dapat memberi kesempatan juga ke pada mereka untuk datang menemui Anda apabila ada yang kurang jelas atau ketika mereka membutuhkan saran dari Anda.

Jadi kita dapat simpulkan bahwa agar pendelegasian Anda efektif, cobalah beritahukan secara rinci dan jelas mengenai hasil yang Anda inginkan serta rambu-rambunya, tetapi berilah keleluasaan pada mereka untuk memutuskan bagaimana melakukannya.

Untuk membantu pemantauan pelaksanaan tugasnya, Anda dapat menentukan kondisi-kondisi atau indikator tertentu sebagai pemantauan progres perkembangannya. Pertemuan secara periodik untuk mendapatkan laporan dengan bukti-bukti data dari bawahan atau staf Anda juga merupakan hal yang baik untuk dilakukan.

Selamat mencoba dan berkreativitas!

Cukup Efektif-kah TEAM Anda?

Di dalam dunia yang penuh oleh perubahan ini kita semakin dituntut untuk menyelesaikan tugas pekerjaan kita dengan lebih cepat, karena antara lain :

(1) Ekspektasi pelanggan yang meningkat

(2) Tuntutan pasar dan produk yang lebih kompleks

(3) Bertambahnya ketidak-pastian komersial (= situasi pasar yang dapat berubah sewaktu-waktu)

(4) Semakin ketatnya persaingan usaha, peraturan-peraturan yang berlaku dan isu-isu lingkungan.

Tuntuan tersebut di atas mendorong kita untuk menyusun langkah-langkah dengan menggunakan kombinasi keahlian, pengalaman dan pertimbangan ; memecahkan hambatan koordinasi antar departemen di dalam suatu organisasi, sambil memelihara hubungan yang baik dengan para pelanggan. 

Kendalanya adalah bahwa kita tidak dapat melakukan itu sendiri, dan kabar bagusnya adalah dengan membentuk TEAM, kita mempunyai peluang untuk merealisasikan langkah-langkah tersebut.

Sebelum membedah lebih dalam mengenai TEAM, ada baiknya kita memahami perbedaan yang sering ditemukan di dalam "Kelompok yang Bekerja-sama / Co-operative Group" dengan "TEAM", antara lain :

Co-operative Group : Orang-orang berkumpul untuk bekerja bersama

TEAM : Orang-orang berkumpul untuk bekerja bersama dengan saling percaya

Co-operative Group : Informasi tidak di-share secara terbuka, karena rasa percaya dan keterbukaan masih terbatas

TEAM : Informasi di-share secara terbuka ke seluruh anggota, karena tingkat percaya dan keterbukaan sudah menyatu, sehingga setiap anggota berprinsip bersama untuk saling membantu

Co-operative Team : Dalam hal pencapaian obyektif tugasnya, setiap anggotanya cenderung lebih memikirkan departemennya masing-masing

TEAM : Setiap anggota memberi kontribusinya untuk mencapai obyektif/tujuan bersama, sambil meminimalisir kemungkinan dampak negatif bagi masing-masing departemen terkait

Sebuah TEAM yang dapat bekerja bersama secara efektif merupakan TEAM yang potensial yang dapat, antara lain :

• mencapai hasil yang lebih baik dari pencapaian individu yang bekerja sendiri
• berpikir, berdiskusi dan bertindak lebih fleksibel dari kelompok yang besar
• memberi gagasan dan ide yang lebih luas daripada seorang individu
• dengan saling percaya dan keterbukaan, bekerja dengan saling membantu dan menutupi kelemahan masing-masing individu
• membangkitkan motivasi yang lebih kuat daripada bekerja seorang diri
• memperluas area yang dieksplorasi sambil memperkecil resiko yang mungkin akan dihindari ketika bekerja seorang diri

Untuk membentuk TEAM yang dapat bekerja efektif bukanlah sederhana. Di dalam dunia kerja yang penuh tantangan, banyak TEAM sudah dibentuk berdasarkan berbagai macam alasan dan kebutuhan, namun tidak semuanya berhasil, karena hal itu berhubungan erat dengan berbagai karakter orang. Dalam hal ini tantangan seorang Leader, bukanlah hanya membangun sebuah team saja, tetapi lebih pada mengidentifikasi dan menjadi mentor bagi orang-orang sebagai anggota team-nya, membangun kondisi yang harmonis dalam bekerja-sama dan secara konsisten menjaga agar team tetap fokus pada obyektif yang telah ditetapkan, yang seringkali harus dilakukan dalam periode waktu tugas yang relatif singkat.

Jika Anda ingin menggali lebih dalam mengenai BAGAIMANA MENYUSUN & MEMBENTUK TEAM YANG EFEKTIF , atau bahkan ingin didampingi dalam melakukannya, kami di BWI (= Bright World International) siap membantu Anda, baik secara individu maupun perusahaan, dalam memberikan bimbingan konsultasi dan pendampingan berdasarkan pengalaman praktis yang telah kami lalui di berbagai bidang manufaktur.

Silakan menghubungi kami:

Bright World International

Email : exousia.edu@gmail.com

HP (WA) : +62.898.958.3722

Salah Satu Cara Untuk Menciptakan Etos Kerja Yang Tinggi

Sebuah perusahaan umumnya akan dinyatakan "dapat dibanggakan" apabila lingkungan kerjanya kompetitif dan apresiatif.

Maksudnya, apabila di perusahaan tersebut terjadi suasana kerja di mana karyawannya mempunyai semangat untuk berlomba untuk memperbaiki kinerja, meningkatkan produktivitas, mengadu prestasi. Dan perusahaan menghargai semangat kerja karyawannya dengan memberikan upah dan tunjangan yang pantas.

Namun demikian, walaupun perusahaan seperti itu umumnya terlihat keren dan produktif, apabila individu yang bekerja di dalam organisasinya seringkali merasa "lelah" terhadap hubungannya dengan organisasi, kurang "mencintai" organisasinya, dan dalam banyak hal merasa kurang setuju dengan aturan yang berlaku di kantornya, maka individu tersebut dapat dinyatakan sedang bekerja dengan etos kerja yang rendah.

Lalu bagaimana karakteristik perusahaan yang mempunyai etos kerja yang tinggi ?

Umumnya, perusahaan dengan etos kerja yang tinggi akan mempunyai karyawan yang secara individu merasa nyaman bekerja di dalam perusahaan tersebut, seringkali tidak membatasi diri dalam arti mau berbagi dan saling menolong, mempunyai kesabaran yang lebih, yang akhirnya tampak dalam ketekunan dalam bekerja untuk memajukan pribadi dan perusahaannya.

Perusahaan yang mempunyai etos kerja yang tinggi akan menunjukkan semangat untuk berkolaborasi (dan bukan saling mengutamakan ego pribadi dan departemennya sendiri), semangat untuk berdebat dengan sportif dan konstruktif (dan bukan berdebat untuk saling menjatuhkan serta mempertahankan gengsi), dan semangat berkomunikasi yang aktif (dan bukan berkomunikasi untuk bergossip atau menyebarkan issue yang negatif).

Sementara itu, perusahaan yang mempunyai etos kerja yang rendah akan cenderung terlihat mempunyai kesulitan dalam berkolaborasi, sulit untuk berkomunikasi dengan "jujur" dan "terbuka", dan sangat lambat untuk melakukan inovasi.

Etos kerja yang tinggi tidak selalu tercipta oleh adanya semangat kerja yang tinggi. Semangat kerja yang tinggi belum tentu selalu menghasilkan kinerja yang produktif, serta hasil kerja yang efektif dan efisien.

Bagaimana caranya menciptakan etos kerja yang tinggi ?

Perusahaan yang ingin mencapai etos kerja yang tinggi, antara lain, dapat mencoba melakukan evaluasi terhadap bagaimana persepsi dan perasaan karyawannya tentang jabatannya, tugas-tugasnya, panduan-panduan yang diperolehnya, serta gambaran mengenai perusahaan tempatnya bekerja.

Karyawan perlu mengetahui dan menerima secara positif pandangan mengapa ia bekerja dan dipercaya memangku jabatannya yang berbeda dengan rekan kerjanya yang lain.

Penerimaan secara positif akan cenderung menciptakan persepsi yang positif.

Karyawan bisa saja mendapat tugas yang banyak dan diberi upah yang bukan tertinggi di tingkatannya, namun karena persepsinya sudah positif, maka ia tetap merasa positif dengan pekerjaan dan jabatannya.

Persepsi yang positif tersebut akan menyebabkan individu merasa leluasa dan nyaman untuk tetap berprestasi, walaupun ia tetap harus bekerja keras.

Hal inilah yang kemudian mendorong karyawan tersebut untuk dengan nyaman tetap berkontribusi sesuai dengan tingkat keahliannya.

Umumnya seorang karyawan atau individu akan merasa dianggap sebagai "orang penting" di perusahaan atau dihargai apabila ia mendapat kejelasan informasi yang cukup lengkap dari lingkungannya, sehingga dalam segala hal yang dihadapinya akan terbiasa untuk berpikir secara positif terlebih dahulu.
Dari sinilah karyawan tersebut mendapatkan energi untuk berkreasi dan melakukan inovasi, yang akhirnya secara bersama-sama akan membentuk lingkungan dengan etos kerja yang tinggi.

Menggunakan Prinsip Pareto Dalam Kepemimpinan Kita

Salah satu hal penting yang perlu dipelajari dan dilakukan dalam menambah kemampuan kita sebagai pemimpin adalah dengan melatih diri untuk menentukan prioritas.

Untuk menentukan prioritas, kita dapat menggunakan prinsip PARETO atau dikenal juga sebagai prinsip "20/80".

Secara sederhana, prinsip Pareto dapat dijelaskan sebagai berikut, bahwa "20 persen dari seluruh daftar prioritas kita akan memberi hasil 80% dari total target kita APABILA kita memfokuskan penggunaan sumber daya yang ada (= waktu, tenaga, uang, dan personel) pada hal-hal yang terdapat di 20% prioritas utama dari seluruh prioritas kita tersebut". 

Contoh Penerapan Prinsip Pareto :

• Waktu : 20% dari waktu kita, apabila kita gunakan dengan baik, akan memberi hasil 80% dari tujuan yang kita harapkan. 
• Hubungan Antar Personal : 20% dari orang-orang yang kita kenal, merupakan orang-orang yang "dekat" dengan kita, dan mereka menghabiskan 80% dari total seluruh waktu kita.
• Produk : 20% dari seluruh produk yang kita hasilkan dapat memberikan 80% dari total keuntungan yang kita harapkan.
• Kepemimpinan : 20% orang dari jumlah yang ada dalam suatu organisasi akan memegang tanggung-jawab atas 80% tingkat kesuksesan perkembangan organisasi tersebut.

Untuk lebih jelasnya lagi, mari kita ambil contoh penerapan prinsip Pareto dalam hal mengoptimalkan kinerja team Anda.

Langkah-langkah yang perlu diambil adalah :

1. Susunlah atau tetapkanlah orang-orang yang termasuk dalam kelompok orang-orang yang mampu memegang tanggung-jawab atas kemajuan organisasi Anda (= 20% dari total jumlah orang yang ada dalam organisasi Anda). Sebutlah bahwa orang-orang tersebut masuk dalam kelompok "utama".
2. Gunakan 80% dari waktu Anda untuk mengenal dan berinteraksi membangun kedekatan, serta berbagi tugas dan tanggung-jawab dengan orang-orang dalam kelompok "utama" tersebut.
3. Gunakan 80% sumber daya Anda untuk mengembangkan orang-orang dalam kelompok "utama" tersebut.
4. Lakukanlah proses pemberdayaan pada orang-orang dalam kelompok "utama" tersebut untuk melaksanakan aktivitas yang akan memberi dampak bagi tercapainya minimal 80% hasil dari total target yang diharapkan.
5. Cari dan latihlah beberapa orang asisten untuk melakukan 80% aktivitas tersisa yang tetap harus dilakukan, namun hanya akan memberikan 20% hasil dari total target yang diharapkan.
6. Aturlah agar orang-orang dalam kelompok "utama" juga mencari orang-orang yang dapat diandalkan sebanyak 20% dari total masing-masing anak buahnya. Ini adalah konsep "multiplikasi" atau pelipat-gandaan".

Pertanyaan selanjutnya yang mungkin timbul adalah, bagaimana menentukan siapa yang akan masuk dalam kelompok "utama".

Untuk menjawabnya, cobalah tuliskan nama-nama orang yang ada dalam organisasi di departemen Anda, maupun di departemen lain yang berhubungan dengan Anda, lalu cobalah mengajukan pertanyaan pada diri Anda sendiri, "Kalau orang ini (= sebutkan namanya) mengambil tindakan negatif atau menarik dukungannya terhadap saya, sejauh apa kira-kira dampak yang ditimbulkannya ?"

Kalau hal itu membuat Anda menjadi tidak berfungsi, maka masukkanlah nama orang tersebut ke dalam daftar kelompok "utama" Anda.

Lalu, kalau orang-orang sudah ditentukan, bagaimana kita menentukan skala prioritas untuk tugas-tugas kita yang menumpuk sedemikian banyak dan bertambah terus setiap harinya ?

Tips dalam pembagian skala prioritas tugas kita :

1. Sangat Penting & Sangat Mendesak : Segera tangani dan selesaikan terlebih dahulu tugas-tugas yang bersifat seperti ini.
2. Sangat Penting & Kurang Mendesak : Tetapkan batas waktu untuk penyelesaiannya dan usahakan untuk mengerjakan tugas ini dalam rutinitas sehari-hari.
3. Kurang Penting & Sangat Mendesak : Temukanlah cara yang cepat dan efisien untuk menyelesaikannya tanpa banyak melibatkan diri pribadi kita. Apabila mungkin, delegasikanlah itu kepada seorang asisten yang mampu melakukannya.
4. Kurang Penting & Kurang Mendesak : Umumnya ini adalah tugas yang berulang dan cukup menyita waktu, seperti contohnya membuat arsip. Cobalah menumpuk tugas ini dan kerjakan dalam waktu setengah jam sampai satu jam yang disisihkan setiap beberapa hari sekali. Alternatif lain, cobalah cari seseorang lainnya untuk mengerjakannya.

Cobalah mulai mengevaluasi tugas-tugas Anda yang tersisa di hari ini. Sebelum menundanya sampai esok hari, pelajarilah dengan seksama berdasarkan skala prioritas tersebut di atas.

Di masa ini, bekerja keras saja tidaklah bijaksana, dan bekerja dengan cerdik saja juga belum cukup untuk menciptakan perubahan positif yang berdampak luas bagi suatu organisasi. Yang dibutuhkan saat ini adalah bekerja dengan cerdik dan bersedia atau berinisiatif melakukan tindakan "extra-mile".

Melakukan tindakan "extra-mile" adalah melakukan tindakan melebihi dari uraian pekerjaan untuk tugas dan tanggung-jawab kita yang dinyatakan dan disampaikan secara formal dalam suatu organisasi.

Sekilas Mengenai KPI di Manufaktur

Manajemen waktu atau memanfaatkan waktu secara efektif seringkali dikatakan sebagai hal yang
paling sulit dilakukan.

Lalu bagaimana cara mengatasi kesulitan tersebut ?

Salah satu cara untuk dapat bekerja dengan pengaturan waktu yang lebih efektif adalah dengan menggunakan KPI (= Key Performance Indicator) sebagai alat bantu untuk memantau kinerja di tiap bagian yang ada di dalam suatu lembaga perusahaan. Dengan dipahaminya KPI tersebut, setiap orang yang terlibat dalam suatu bagian atau departemen akan menjadi lebih fokus dalam melaksanakan tugas dan tanggung-jawabnya, karena mereka tahu dan memahami bahwa KPI merupakan indikator keberhasilan mereka di mata manajemen.

Bagi sebagian orang, istilah KPI sudah menjadi hal yang cukup populer. Tapi pertanyaan selanjutnya adalah KPI apa saja yang umumnya digunakan di tiap unit kerja yang ada.

Berikut ini kita akan mengupas sedikit mengenai indikator target yang ada di dalam 6 topik utama manajemen yang sering digunakan di dalam unit usaha manufaktur.

1. SAFETY (KEAMANAN dan KESELAMATAN KERJA) :

Keamanan dan keselamatan para pekerja dan tamu (pelanggan dan pemasok) ketika berada di dalam area perusahaan wajib menjadi prioritas perhatian bagi seluruh personil di perusahaan tersebut. 

Kehilangan dan kerugian akibat kecelakaan kerja dan gangguan terhadap tamu dapat terjadi akibat kelalaian dan ketidak-disiplinan melakukan aktivitas kerja adalah sangat penting.

Topik yang lebih penting daripada kualitas adalah mengenai kesehatan dan keselamatan kerja.
KPI yang sering umum digunakan di bidang ini adalah :

> Jumlah Kejadian Kecelakaan Kerja
> Jumlah Hari Yang Tidak Produktif Yang Terkait Dengan Terjadinya Suatu Kecelakaan Kerja
> Indeks Kepuasan Pelanggan untuk hal keamanan dan keselamatan kerja yang biasanya dinyatakan dalam VOC (= Voice Of Customer)

2. KUALITAS :
Merupakan cerminan dari hasil proses produksi yang berkaitan erat dengan pemasok dan pelanggan.

KPI yang sering digunakan di bidang ini adalah :
> Jumlah Kejadian dan Nilai Bersih Produk Retur yang diterima sebagai pengembalian dari pelanggan.
> Jumlah Scrap (= bahan terbuang di dalam suatu proses produksi) Internal
> Jumlah Kejadian dan Rasio Produk Rework
> Indeks Kemampuan Proses (= Process Capability Index = Cp/Cpk)
> Biaya Kegagalan Kualitas (= Cost of Poor Quality = CoPQ)
> Jumlah Kejadian dan Nilai Cacat Kualitas Dari Material Yang Diterima Dari Pemasok 

3. DELIVERY (= PENGIRIMAN)

Merupakan cerminan dari keberhasilan pengiriman produk dengan melakukan evaluasi terhadap kesesuaian dari jumlah dan ketepatan waktu pengiriman yang diinginkan oleh pelanggan.

KPI yang sering digunakan di bidang ini adalah :
> Rasio Pengiriman Produk atau Penerimaan Produk Tepat Waktu
> Rasio Pemenuhan Jumlah Permintaan Pelanggan (= Fill Rate)
> Lama Waktu Pemenuhan Order (= Order Lead Time)
> Jumlah Kejadian dan Nilai Order Pelanggan Yang Tidak Dapat Dipenuhi

4. OPERATIONAL PERFORMANCE (= Kinerja Operasional)

Indikator-indikator ini mencerminkan seberapa suksesnya proses produksi atau operasional yang telah dilakukan. 

KPI yang sering digunakan di bidang ini adalah 
> Efisiensi Langsung (= Direct Efficiency) merupakan rasio antara Man-Hour yang digunakan terhadap jumlah produk yang dihasilkan. 
> Lama Waktu Produksi (= Production Process Leadtime)
> Efisiensi Total Peralatan (= Overall Equipment Efficiency) merupakan hasil perkalian dari nilai pengukuran Quality x Performance x Availability
> MTBF (= Mean Time Between Failure) merupakan waktu rata-rata interval di antara dua kegagalan operasional yang berturutan
> MTTR (= Mean Time To Repair)  merupakan waktu rata-rata yang digunakan untuk melakukan suatu perbaikan, atau MTTT (= Mean Time To Troubleshoot) yang merupakan waktu rata-rata yang digunakan untuk melakukan suatu penyelesaian masalah
> Change-over Time (= Waktu Pergantian Order) merupakan waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan pergantian order
> Stock Turnover (=  Pertukaran Material Yang Tersimpan) merupakan rasio pertukaran material yang tersimpan di gudang persediaan Bahan Baku, Work-In-Process, dan Barang Jadi.
> Rasio Jumlah Material Berlebih (= Excessive Material)
> Rasio Jumlah Material Yang Kadaluwarsa (= Obsolete Material)
> Cash-To-Cash Cycle Time (= C2C) merupakan indikator dari bagian keuangan yang mengikuti formula = Total Account Receivable + Total Stock - Total Account Payable

5. MORAL :
Merupakan cerminan dari efektivitas dari aktivitas dalam menjalin hubungan emosional dan industrial yang dilakukan oleh bagian Human Resources terhadap para pekerja.

Perkembangan dari status keberadaan tingkat moral seseorang adalah sesuatu yang sulit dinyatakan secara pasti, karena perilaku setiap orang sangat dipengaruhi oleh emosi dan faktor kejiwaan lainnya. Namun secara umum, perkembangan moral di suatu kelompok pekerja dapat digambarkan oleh beberapa indikator. 
KPI yang sering digunakan di bagian ini adalah :
> Personal Turnover (= Rasio Pertukaran Keluar-Masuk Pekerja)
> Jumlah Jam Pelatihan Rata-Rata Per Pekerja
> Angka Rata-Rata Absen Pekerja

6. LINGKUNGAN :
Merupakan cerminan dari kepedulian suatu unit usaha akibat dari dampak negatif usahanya terhadap lingkungan sekitar khususnya dan lingkungan nasional pada umumnya.
KPI yang sering digunakan di bagian ini adalah :
> Jumlah Keluhan Penduduk Sekitar Mengenai Lingkungan Unit Usaha
> Jumlah Kejadian Ketidak-Sesuaian Nilai Hasil Pengukuran Parameter Kritis Pemantauan Lingkungan terhadap Standar Pemantauan Parameter Lingkungan yang berlaku

Pemahaman yang lebih dalam mengenai masing-masing indikator kinerja tersebut di atas akan menuntun setiap pekerja untuk menjadi lebih fokus dalam melaksanakan dan mengontrol kegiatannya, karena mereka sudah memahami bahwa indikator-indikator itulah yang kemudian menjadi nilai rapor kinerja mereka.
Di ujung akhirnya, melalui rapor tersebut, tentunya prestasi bagi mereka yang telah bekerja dengan baik akan ditunjukkan berdasarkan indikator yang ada.
Hal yang paling penting dalam persiapan KPI tersebut adalah tercapainya kesepakatan angka penilaian terhadap tiap indikator sebelum hal itu diterapkan di masing-masing bagian atau departemen.

[ Cited from Operation Management & Lean Six Sigma by Lutfi Apiliogullari ]

5 Cara Efektif Untuk Menekan Downtime di Proses Manufaktur

Salah satu yang termasuk dalam kelompok waktu tidak produktif adalah waktu tidak beroperasinya mesin atau lebih dikenal dengan istilah downtime.

Downtime sangat berbahaya terhadap kegiatan manufaktur. Ketika mesin atau pekerja menjadi tidak berfungsi, maka produksi terhenti, dan selanjutnya mempengaruhi pemasukan, sehingga mengurangi atau bahkan meniadakan keuntungan perusahaan.

Oleh sebab itu, sangatlah penting untuk memerangi downtime.

Berikut ini adalah 5 cara efektif untuk meminimalkan downtime di dunia manufaktur :

1. Memperbaharui atau Merawat Mesin-Mesin Produksi Secara Berkala

Meminimalkan downtime berarti juga mencegah terjadinya kondisi di mana mesin tidak dapat berfungsi. Mesin yang sudah terlalu tua dapat menurunkan kemampuan proses produksi, demikian juga dengan mesin yang seringkali mengalami macet atau rusak, akan mempunyai dampak negatif pada hasil produksinya.

Pemeliharaan mesin secara berkala sangatlah penting. Demikian juga dengan program pembaharuan mesin yang dapat meningkatkan kuantitas dan kualitas hasil produksi.

2. Jelaskan Downtime Pada Para Pekerja

Sangat disarankan agar para manajer menjelaskan dengan jujur dan terbuka mengenai downtime kepada para pekerja, sehingga mereka lebih merasa dihargai dan dipahami.

Hasil riset mengatakan bahwa komunikasi yang baik antara para manajer dan pekerja merupakan hal yang sangat penting untuk meningkatkan efisiensi.

Apabila para supervisor menjelaskan keterkaitan antara downtime dan pendapatan perusahaan, pada umumnya para pekerja akan merasa menjadi bagian dari team, merasa dilibatkan dalam pengambilan keputusan, dan merasa menjadi bagian penting dalam upaya meningkatkan produktivitas. Para pekerja juga dapat memberi usulan dan saran untuk menekan downtime, meningkatkan moral kerja, melakukan pemeliharaan mesin yang lebih baik dan memproduksi barang yang lebih baik kualitasnya.

Memberi pelatihan pada para karyawan mengenai tahapan proses produksi juga dapat membantu mereka untuk lebih memahami peran dan tugasnya.

3. Evaluasi Pekerja Secara Berkala
Evaluasi pekerja secara berkala adalah sesuatu yang normal harus dilakukan.
Evaluasi tersebut perlu untuk difokuskan pada apa yang menjadi pandangan manajemen, misalnya pada area yang menjadi keberhasilan dan area yang memerlukan peningkatan.
Apabila evaluasinya menggunakan angka-angka yang berkaitan dengan hasil produksi, sangat disarankan untuk mempersiapkan penjelasan dari mana angka-angka tersebut bisa muncul.

4. Perhatikan Efisiensi dari Proses Manufaktur Yang Sedang Berjalan

Seringkali kegiatan di suatu departemen sangat dipengaruhi oleh hasil kegiatan dari departemen lainnya, misalnya penggantian suku-cadang yang cepat dan tepat tergantung pada pemahaman dan kemampuan dari bagian pembelian (purchasing).
Audit terhadap penggunaan energi juga merupakan salah satu langkah penting untuk meningkatkan efisiensi.
Para supervisor juga selayaknya mampu melakukan evaluasi terhadap setiap tahapan dari awal proses produksi hingga menjadi barang-jadi yang kemudian dikirim ke pelanggan. 




5. Bentuklah Target dan Sistem Penghargaan Yang Tepat
Pemberian penalti atas terjadinya downtime yang berlebih merupakan langkah yang biasanya dilakukan oleh perusahaan, misalnya pemberian sangsi disiplin di perusahaan Chevron yang diberikan pada para pekerjanya apabila ditemukan sedang duduk dalam jam kerjanya.
Namun demikian, sangatlah perlu dipertimbangkan untuk menerapkan juga suatu sistem penghargaan apabila para pekerja dapat melampaui target realistis yang telah diberikan.
Penghagaan atas departemen tertentu ketika mereka dapat mencapai target yang telah ditentukan, serta senantiasa memberi informasi terkini mengenai angka produktivitas akan dapat menjaga downtime pada tingkat yang minimal.
Sistem penghargaan yang diberikan dapat berupa hal-hal yang sederhana, misalnya penghargaan melalui pemberian surat penghargaan formal, makan siang gratis, ataupun acara kebersamaan tertentu.

Melalui aktivitas yang memberi motivasi dan menginspirasi para pekerja, downtime akan dapat ditekan. Perusahaan yang secara berkala melakukan pemeliharaan rutin dan pembaharuan mesin produksi akan dapat menciptakan atmosfir yang baik untuk menunjang aktivitas pencapaian target dan minimalisasi downtime.
Melalui tindakan yang tepat pada para pekerja, penyediaan sarana produksi dan distribusi yang tepat, sangat besar kemungkinan terjadinya peningkatan produktivitas yang cukup signifikan. 
[ Cited from 'Manufacturing Business Technology' - 9 Jan'13 Issue ]

Ini saatnya Memikirkan Mengenai Penghematan Biaya !!

Bertahun-tahun lalu, keuntungan usaha diperoleh dari selisih harga jual terhadap biaya produksi, di mana harga jual ditentukan sendiri dari perhitungan estimasi biaya produksi. Artinya, produsen yang lebih berperan dalam menentukan keuntungannya.

Kenyataan pada saat ini, akibat dari pengaruh globalisasi, harga jual cenderung ditentukan oleh "pasar", sehingga kemampuan kita mengelola biaya produksi akan semakin penting untuk menentukan situasi perusahaan di masa yang akan datang.

Secara sederhana, komponen pembentuk biaya dibagi menjadi dua, yakni fixed cost (= komponen biaya tetap) dan variable cost (= komponen biaya tidak tetap).

Fixed Cost merupakan biaya (= pengeluaran) yang dikeluarkan perusahaan, yang TIDAK TERGANTUNG pada jumlah barang atau jasa yang dihasilkan.

Variable Cost merupakan biaya (= pengeluaran) yang dikeluarkan perusahaan, yang BERUBAH SECARA PROPORSIONAL terhadap jumlah barang dan jasa yang dihasilkan.

Menurut Bertrand Russel, inisiatif penghematan biaya haruslah diawali dengan membagi dengan jelas darimana biaya timbul, sehingga berdasarkan analisa tersebut kita bisa memahami ruang lingkup, sasaran yang dituju, dan mengetahui apakahusaha yang kita lakukan berhasil atau tidak.

Menurut Stephen Wilson, ada 3 (tiga) komponen pembentuk biaya, yaitu :

1. Produk atau Jasa yang diberikan ke pelanggan - ini adalah biaya yang ditimbulkan karena kompleksitas dan variasi produk ataupun variasi komponen pembentuk produk yang diproduksi.

2. Proses Kerja - ini adalah biaya yang ditimbulkan karena banyaknya tahapan proses, atau langkah kerja yang biasanya memerlukan serah-terima, serta aktivitas-aktivitas lainnya yang mengikuti ketika produk sedang dibuat atau sedang dikirim ke pelanggan.

3. Organisasi - ini adalah biaya yang ditimbulkan karena banyaknya fasilitas, aset, unit organisasi, serta sistem yang dibutuhkan untuk membuat proses produksi berjalan lebih lanjut.

Joseph Berk, dalam bukunya "Cost Reduction and Optimization for Manufacturing and Industrial Company", menyatakan bahwa umumnya pembelian bahan baku rata-rata menyumbang lebih dari 60% dari total biaya yang dikeluarkan.

Oleh sebab itu, pengelolaan material yang benar akan sangat penting dan dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap inisiatif penghematan perusahaan.

Semoga bermanfaat!