Untuk menentukan prioritas, kita dapat menggunakan prinsip PARETO atau dikenal juga sebagai prinsip "20/80".
Secara sederhana, prinsip Pareto dapat dijelaskan sebagai berikut, bahwa "20 persen dari seluruh daftar prioritas kita akan memberi hasil 80% dari total target kita APABILA kita memfokuskan penggunaan sumber daya yang ada (= waktu, tenaga, uang, dan personel) pada hal-hal yang terdapat di 20% prioritas utama dari seluruh prioritas kita tersebut".
Contoh Penerapan Prinsip Pareto :
- Waktu : 20% dari waktu kita, apabila kita gunakan dengan baik, akan memberi hasil 80% dari tujuan yang kita harapkan.
- Hubungan Antar Personal : 20% dari orang-orang yang kita kenal, merupakan orang-orang yang "dekat" dengan kita, dan mereka menghabiskan 80% dari total seluruh waktu kita.
- Produk : 20% dari seluruh produk yang kita hasilkan dapat memberikan 80% dari total keuntungan yang kita harapkan.
- Kepemimpinan : 20% orang dari jumlah yang ada dalam suatu organisasi akan memegang tanggung-jawab atas 80% tingkat kesuksesan perkembangan organisasi tersebut.
Untuk lebih jelasnya lagi, mari kita ambil contoh penerapan prinsip Pareto dalam hal mengoptimalkan kinerja team Anda.
Langkah-langkah yang perlu diambil adalah :
- Susunlah atau tetapkanlah orang-orang yang termasuk dalam kelompok orang-orang yang mampu memegang tanggung-jawab atas kemajuan organisasi Anda (= 20% dari total jumlah orang yang ada dalam organisasi Anda). Sebutlah bahwa orang-orang tersebut masuk dalam kelompok "utama".
- Gunakan 80% dari waktu Anda untuk mengenal dan berinteraksi membangun kedekatan, serta berbagi tugas dan tanggung-jawab dengan orang-orang dalam kelompok "utama" tersebut.
- Gunakan 80% sumber daya Anda untuk mengembangkan orang-orang dalam kelompok "utama" tersebut.
- Lakukanlah proses pemberdayaan pada orang-orang dalam kelompok "utama" tersebut untuk melaksanakan aktivitas yang akan memberi dampak bagi tercapainya minimal 80% hasil dari total target yang diharapkan.
- Cari dan latihlah beberapa orang asisten untuk melakukan 80% aktivitas tersisa yang tetap harus dilakukan, namun hanya akan memberikan 20% hasil dari total target yang diharapkan.
- Aturlah agar orang-orang dalam kelompok "utama" juga mencari orang-orang yang dapat diandalkan sebanyak 20% dari total masing-masing anak buahnya. Ini adalah konsep "multiplikasi" atau pelipat-gandaan".
Pertanyaan selanjutnya yang mungkin timbul adalah, bagaimana menentukan siapa yang akan masuk dalam kelompok "utama".
Untuk menjawabnya, cobalah tuliskan nama-nama orang yang ada dalam organisasi di departemen Anda, maupun di departemen lain yang berhubungan dengan Anda, lalu cobalah mengajukan pertanyaan pada diri Anda sendiri, "Kalau orang ini (= sebutkan namanya) mengambil tindakan negatif atau menarik dukungannya terhadap saya, sejauh apa kira-kira dampak yang ditimbulkannya ?"
Kalau hal itu membuat Anda menjadi tidak berfungsi, maka masukkanlah nama orang tersebut ke dalam daftar kelompok "utama" Anda.
Lalu, kalau orang-orang sudah ditentukan, bagaimana kita menentukan skala prioritas untuk tugas-tugas kita yang menumpuk sedemikian banyak dan bertambah terus setiap harinya ?
Tips dalam pembagian skala prioritas tugas kita :
- Sangat Penting & Sangat Mendesak : Segera tangani dan selesaikan terlebih dahulu tugas-tugas yang bersifat seperti ini.
- Sangat Penting & Kurang Mendesak : Tetapkan batas waktu untuk penyelesaiannya dan usahakan untuk mengerjakan tugas ini dalam rutinitas sehari-hari.
- Kurang Penting & Sangat Mendesak : Temukanlah cara yang cepat dan efisien untuk menyelesaikannya tanpa banyak melibatkan diri pribadi kita. Apabila mungkin, delegasikanlah itu kepada seorang asisten yang mampu melakukannya.
- Kurang Penting & Kurang Mendesak : Umumnya ini adalah tugas yang berulang dan cukup menyita waktu, seperti contohnya membuat arsip. Cobalah menumpuk tugas ini dan kerjakan dalam waktu setengah jam sampai satu jam yang disisihkan setiap beberapa hari sekali. Alternatif lain, cobalah cari seseorang lainnya untuk mengerjakannya.
Di masa ini, bekerja keras saja tidaklah bijaksana, dan bekerja dengan cerdik saja juga belum cukup untuk menciptakan perubahan positif yang berdampak luas bagi suatu organisasi. Yang dibutuhkan saat ini adalah bekerja dengan cerdik dan bersedia atau berinisiatif melakukan tindakan "extra-mile".
Melakukan tindakan "extra-mile" adalah melakukan tindakan melebihi dari uraian pekerjaan untuk tugas dan tanggung-jawab kita yang dinyatakan dan disampaikan secara formal dalam suatu organisasi.
