Salah Satu Cara Untuk Menciptakan Etos Kerja Yang Tinggi

Sebuah perusahaan umumnya akan dinyatakan "dapat dibanggakan" apabila lingkungan kerjanya kompetitif dan apresiatif.

Maksudnya, apabila di perusahaan tersebut terjadi suasana kerja di mana karyawannya mempunyai semangat untuk berlomba untuk memperbaiki kinerja, meningkatkan produktivitas, mengadu prestasi. Dan perusahaan menghargai semangat kerja karyawannya dengan memberikan upah dan tunjangan yang pantas.

Namun demikian, walaupun perusahaan seperti itu umumnya terlihat keren dan produktif, apabila individu yang bekerja di dalam organisasinya seringkali merasa "lelah" terhadap hubungannya dengan organisasi, kurang "mencintai" organisasinya, dan dalam banyak hal merasa kurang setuju dengan aturan yang berlaku di kantornya, maka individu tersebut dapat dinyatakan sedang bekerja dengan etos kerja yang rendah.

Lalu bagaimana karakteristik perusahaan yang mempunyai etos kerja yang tinggi ?

Umumnya, perusahaan dengan etos kerja yang tinggi akan mempunyai karyawan yang secara individu merasa nyaman bekerja di dalam perusahaan tersebut, seringkali tidak membatasi diri dalam arti mau berbagi dan saling menolong, mempunyai kesabaran yang lebih, yang akhirnya tampak dalam ketekunan dalam bekerja untuk memajukan pribadi dan perusahaannya.

Perusahaan yang mempunyai etos kerja yang tinggi akan menunjukkan semangat untuk berkolaborasi (dan bukan saling mengutamakan ego pribadi dan departemennya sendiri), semangat untuk berdebat dengan sportif dan konstruktif (dan bukan berdebat untuk saling menjatuhkan serta mempertahankan gengsi), dan semangat berkomunikasi yang aktif (dan bukan berkomunikasi untuk bergossip atau menyebarkan issue yang negatif).

Sementara itu, perusahaan yang mempunyai etos kerja yang rendah akan cenderung terlihat mempunyai kesulitan dalam berkolaborasi, sulit untuk berkomunikasi dengan "jujur" dan "terbuka", dan sangat lambat untuk melakukan inovasi.

Etos kerja yang tinggi tidak selalu tercipta oleh adanya semangat kerja yang tinggi. Semangat kerja yang tinggi belum tentu selalu menghasilkan kinerja yang produktif, serta hasil kerja yang efektif dan efisien.

Bagaimana caranya menciptakan etos kerja yang tinggi ?

Perusahaan yang ingin mencapai etos kerja yang tinggi, antara lain, dapat mencoba melakukan evaluasi terhadap bagaimana persepsi dan perasaan karyawannya tentang jabatannya, tugas-tugasnya, panduan-panduan yang diperolehnya, serta gambaran mengenai perusahaan tempatnya bekerja.

Karyawan perlu mengetahui dan menerima secara positif pandangan mengapa ia bekerja dan dipercaya memangku jabatannya yang berbeda dengan rekan kerjanya yang lain.

Penerimaan secara positif akan cenderung menciptakan persepsi yang positif.

Karyawan bisa saja mendapat tugas yang banyak dan diberi upah yang bukan tertinggi di tingkatannya, namun karena persepsinya sudah positif, maka ia tetap merasa positif dengan pekerjaan dan jabatannya.

Persepsi yang positif tersebut akan menyebabkan individu merasa leluasa dan nyaman untuk tetap berprestasi, walaupun ia tetap harus bekerja keras.

Hal inilah yang kemudian mendorong karyawan tersebut untuk dengan nyaman tetap berkontribusi sesuai dengan tingkat keahliannya.

Umumnya seorang karyawan atau individu akan merasa dianggap sebagai "orang penting" di perusahaan atau dihargai apabila ia mendapat kejelasan informasi yang cukup lengkap dari lingkungannya, sehingga dalam segala hal yang dihadapinya akan terbiasa untuk berpikir secara positif terlebih dahulu.
Dari sinilah karyawan tersebut mendapatkan energi untuk berkreasi dan melakukan inovasi, yang akhirnya secara bersama-sama akan membentuk lingkungan dengan etos kerja yang tinggi.

Menggunakan Prinsip Pareto Dalam Kepemimpinan Kita

Salah satu hal penting yang perlu dipelajari dan dilakukan dalam menambah kemampuan kita sebagai pemimpin adalah dengan melatih diri untuk menentukan prioritas.

Untuk menentukan prioritas, kita dapat menggunakan prinsip PARETO atau dikenal juga sebagai prinsip "20/80".

Secara sederhana, prinsip Pareto dapat dijelaskan sebagai berikut, bahwa "20 persen dari seluruh daftar prioritas kita akan memberi hasil 80% dari total target kita APABILA kita memfokuskan penggunaan sumber daya yang ada (= waktu, tenaga, uang, dan personel) pada hal-hal yang terdapat di 20% prioritas utama dari seluruh prioritas kita tersebut". 

Contoh Penerapan Prinsip Pareto :

• Waktu : 20% dari waktu kita, apabila kita gunakan dengan baik, akan memberi hasil 80% dari tujuan yang kita harapkan. 
• Hubungan Antar Personal : 20% dari orang-orang yang kita kenal, merupakan orang-orang yang "dekat" dengan kita, dan mereka menghabiskan 80% dari total seluruh waktu kita.
• Produk : 20% dari seluruh produk yang kita hasilkan dapat memberikan 80% dari total keuntungan yang kita harapkan.
• Kepemimpinan : 20% orang dari jumlah yang ada dalam suatu organisasi akan memegang tanggung-jawab atas 80% tingkat kesuksesan perkembangan organisasi tersebut.

Untuk lebih jelasnya lagi, mari kita ambil contoh penerapan prinsip Pareto dalam hal mengoptimalkan kinerja team Anda.

Langkah-langkah yang perlu diambil adalah :

1. Susunlah atau tetapkanlah orang-orang yang termasuk dalam kelompok orang-orang yang mampu memegang tanggung-jawab atas kemajuan organisasi Anda (= 20% dari total jumlah orang yang ada dalam organisasi Anda). Sebutlah bahwa orang-orang tersebut masuk dalam kelompok "utama".
2. Gunakan 80% dari waktu Anda untuk mengenal dan berinteraksi membangun kedekatan, serta berbagi tugas dan tanggung-jawab dengan orang-orang dalam kelompok "utama" tersebut.
3. Gunakan 80% sumber daya Anda untuk mengembangkan orang-orang dalam kelompok "utama" tersebut.
4. Lakukanlah proses pemberdayaan pada orang-orang dalam kelompok "utama" tersebut untuk melaksanakan aktivitas yang akan memberi dampak bagi tercapainya minimal 80% hasil dari total target yang diharapkan.
5. Cari dan latihlah beberapa orang asisten untuk melakukan 80% aktivitas tersisa yang tetap harus dilakukan, namun hanya akan memberikan 20% hasil dari total target yang diharapkan.
6. Aturlah agar orang-orang dalam kelompok "utama" juga mencari orang-orang yang dapat diandalkan sebanyak 20% dari total masing-masing anak buahnya. Ini adalah konsep "multiplikasi" atau pelipat-gandaan".

Pertanyaan selanjutnya yang mungkin timbul adalah, bagaimana menentukan siapa yang akan masuk dalam kelompok "utama".

Untuk menjawabnya, cobalah tuliskan nama-nama orang yang ada dalam organisasi di departemen Anda, maupun di departemen lain yang berhubungan dengan Anda, lalu cobalah mengajukan pertanyaan pada diri Anda sendiri, "Kalau orang ini (= sebutkan namanya) mengambil tindakan negatif atau menarik dukungannya terhadap saya, sejauh apa kira-kira dampak yang ditimbulkannya ?"

Kalau hal itu membuat Anda menjadi tidak berfungsi, maka masukkanlah nama orang tersebut ke dalam daftar kelompok "utama" Anda.

Lalu, kalau orang-orang sudah ditentukan, bagaimana kita menentukan skala prioritas untuk tugas-tugas kita yang menumpuk sedemikian banyak dan bertambah terus setiap harinya ?

Tips dalam pembagian skala prioritas tugas kita :

1. Sangat Penting & Sangat Mendesak : Segera tangani dan selesaikan terlebih dahulu tugas-tugas yang bersifat seperti ini.
2. Sangat Penting & Kurang Mendesak : Tetapkan batas waktu untuk penyelesaiannya dan usahakan untuk mengerjakan tugas ini dalam rutinitas sehari-hari.
3. Kurang Penting & Sangat Mendesak : Temukanlah cara yang cepat dan efisien untuk menyelesaikannya tanpa banyak melibatkan diri pribadi kita. Apabila mungkin, delegasikanlah itu kepada seorang asisten yang mampu melakukannya.
4. Kurang Penting & Kurang Mendesak : Umumnya ini adalah tugas yang berulang dan cukup menyita waktu, seperti contohnya membuat arsip. Cobalah menumpuk tugas ini dan kerjakan dalam waktu setengah jam sampai satu jam yang disisihkan setiap beberapa hari sekali. Alternatif lain, cobalah cari seseorang lainnya untuk mengerjakannya.

Cobalah mulai mengevaluasi tugas-tugas Anda yang tersisa di hari ini. Sebelum menundanya sampai esok hari, pelajarilah dengan seksama berdasarkan skala prioritas tersebut di atas.

Di masa ini, bekerja keras saja tidaklah bijaksana, dan bekerja dengan cerdik saja juga belum cukup untuk menciptakan perubahan positif yang berdampak luas bagi suatu organisasi. Yang dibutuhkan saat ini adalah bekerja dengan cerdik dan bersedia atau berinisiatif melakukan tindakan "extra-mile".

Melakukan tindakan "extra-mile" adalah melakukan tindakan melebihi dari uraian pekerjaan untuk tugas dan tanggung-jawab kita yang dinyatakan dan disampaikan secara formal dalam suatu organisasi.

5 Hal Penting Yang Membentuk Mental Seorang Pemenang

Dalam buku "Think Like A Champion", Donald Trump menuliskan beberapa tips untuk meraih kesuksesan dengan mental seorang pemenang. Lima hal terpenting di antaranya adalah :

1. Inovasi

Inovasi lahir dari pemikiran yang kreatif. Banyak tren di masyarakat berasal dari pemikiran-pemikiran sederhana namun kreatif.

Kita perlu melatih pemikiran kita agar selalu menjadi positif dan penuh kreativitas. Orang lain bisa saja menertawakan atau bahkan menghambat ide-ide kreatif kita, namun janganlah hal itu mematikan semangat untuk berubah menuju arah yang lebih positif.

2. Berpikir Cepat

Berpikir dengan cepat namun tenang, adalah hal yang penting. Untuk dapat berpikir cepat, kita perlu membiasakan diri agar tetap fokus dan waspada setiap saat.

Wawasan yang luas akan dapat menambah perbendaharaan kita dalam mencari solusi atas situasi dan kondisi yang kita hadapi.

3. Totalitas

Adalah penting untuk mempunyai totalitas dalam setiap hal yang kita kerjakan, artinya melakukan dengan sepenuh hati dan sebaik mungkin, tanpa perlu adanya dorongan atau pengawasan dari orang lain.

4. Berpikir Dan Bertindak Seperti Seorang Juara

Para pemenang selalu berpikir besar, melakukan aktivitas dengan disiplin, kerja keras, serta tidak mudah jatuh dalam keputus-asaan ketika mengalami kegagalan. Semua itu dilakukan dengan semangat melakukan yang terbaik.

5. Peka Terhadap Potensi Diri dan Peluang

Kepekaan dalam menilai kemampuan atau potensi diri diperlukan agar kita mengetahui apa yang diperlukan untuk membuat diri kita terus bertumbuh dan berkembang menuju hidup yang berwawasan luas.

Ketika dihadapkan dengan peluang yang bagus, berbekal potensi diri yang terus bertambah, kita akan menjadi lebih percaya diri untuk menyambar peluang-peluang yang ada.

Lima hal tersebut di atas, paling tidak diharapkan dapat mulai membentuk mental kita menjadi mental seorang pemenang. Sebab mental pemenang yang tertanam kuat dalam diri kita akan mendorong kita untuk selalu maju dan menghadapi tantangan permasalahan yang ada.

Tuntutan kebutuhan hidup yang semakin hari semakin sulit dikendalikan, bisa saja merongrong kehidupan sehari-hari kita. Jatuh bangun yang telah berhasil kita lalui justru mempunyai nilai tersendiri yang berharga untuk membentuk karakter, kecakapan dan pola pikir yang tak pernah menyerah !

Ketika orang lain di sekitar kita mencari solusi melalui cara-cara yang negatif karena tidak mampu untuk mengendalikan dirinya, pada saat itulah kita yang bertahan terus melakukan hal-hal positif bermodalkan mental pemenang, justru dapat menjadi contoh dan panutan bagi orang lain.

Selamat memenangkan perjuangan hidup dengan mental pemenang !

Rahasia Untuk Menjadi Sukses !!

Dr.Srully Blotnick telah melakukan sebuah penelitian yang hasilnya kemudian dituangkan ke dalam bukunya yang berjudul "Getting Rich Your Own Way". Selama 20 tahun ia telah meneliti 1500 orang yang terdiri dari pria dan wanita di usia 20-an hingga 40-an.

Dari 1500 orang tersebut, ada 83 orang di antaranya yang menjadi jutawan yang sangat sukses, dan yang menarik adalah bahwa mereka tidak bermaksud menjadi kaya, namun sangat fokus pada melakukan yang terbaik dalam pekerjaannya.

Sikap untuk melakukan yang terbaik itulah yang membawa mereka ke puncak sukses.

Sebaliknya, sebagian besar orang lainnya mencoba menghasilkan banyak uang dan berfokus untuk menjadi kaya, namun justru tidak berhasil.

Bagi beberapa orang barangkali hal itu kedengarannya aneh. Bagaimana mungkin yang ingin menjadi kaya malahan berakhir dengan tidak kaya, sedangkan yang tidak bermaksud untuk kaya justru menjadi kaya ? Bukankah selama ini kita diajar untuk bermimpi dan membayangkan sebuah keberhasilan yang kita idam-idamkan ?

Bagaimana hal seperti itu dapat dijelaskan ?

Sebuah ilustrasi sederhana ini barangkali bisa membantu ....

Seorang petenis profesional, ketika bertanding mengatur fokus perhatiannya pada pola permainannya serta lawan bertandingnya. Ia tidak mengatur fokusnya pada papan skor pertandingan, karena papan skor tersebut akan mengikuti cantik atau tidaknya permainan kedua petenis tersebut.

Ia berfokus pada upaya untuk mengeluarkan permainan terbaiknya serta melakukan sedikit kesalahan. Para petenis profesional sangat sedikit yang sebentar-sebentar menoleh ke papan skor untuk melihat berapa nilai yang diperolehnya, sebab mereka memahami bahwa dengan bermain lebih bagus dari lawannya, secara otomatis nilai akan bertambah dengan sendirinya.

Hal itu tentunya diharapkan juga berlaku dalam kehidupan kita.

Fokus kita bukanlah semata-mata pada menjadi apa diri kita nanti, tetapi lebih banyak pada apa yang kita lakukan pada hari ini yang membawa dampak untuk hidup kita di kemudian hari nanti. Kita perlu melakukan yang terbaik dalam pekerjaan kita dengan memperbaharui terus-menerus dan berusaha menjadi sempurna. Apabila kita konsisten melakukan hal-hal positif tersebut, maka sangat besar kemungkinan kita akan memetik keberhasilan di masa mendatang.

Hasil selalu mengikuti tindakan, oleh karena itu berlah fokus lebih banyak untuk dapat melakukan tindakan yang terbaik yang dapat kita lakukan.

7 Prinsip Penting Dalam Membentuk Budaya Kualitas

Sekedar menyegarkan kembali pemahaman Anda mengenai TQM.

Total Quality Management atau lebih dikenal dengan TQM adalah suatu pendekatan yang digunakan suatu organisasi atau perusahaan untuk meningkatkan kontrol atas proses di produksi dan juga meningkatkan kepuasan pelanggan mereka.

Apabila di-implementasikan dengan tepat, model manajemen ini dapat menuntun kita ke arah efisiensi biaya dalam hal pemeliharaan yang bersifat korektif maupun preventif, kinerja keseluruhan yang lebih baik, serta bertambahnya pelangan yang loyal.

Namun demikian, TQM bukanlah sesuatu yang dapat diciptakan dalam satu malam ! Dalam upaya mengimplementasikan TQM, organisasi atau perusahaan perlu menggaris-bawahi filosofi yang wajib disampaikan ke seluruh departemen di dalam perusahaannya, serta di setiap tingkatan di dalam struktur manajemennya.

Salah satunya adalah mengenai 7 Prinsip Penting sebagai dasar dari segala aktivitas dalam penerapan TQM.

1. Kualitas Dapat dan Harus Dapat Dikendalikan

Banyak perusahaan mengalami kekacauan kualitas yang mengakibatkan timbulnya keluhan pelanggan yang berulang-ulang. Beberapa eksekutif memberi alasan bahwa operasional produksi mereka terlalu luas, sehingga    sulit untuk dapat mengendalikan tingkat kualitasnya secara efektif.

Langkah pertama dalam TQM adalah memahami bahwa kualitas yang buruk dalah sebuah masalah dan hal itu dapat dikendalikan.

2. Belum Tentu Orangnya Yang Bermasalah

Setiap aktivitas dapat dibagi menjadi 3 bagian utama, yaitu Input-Proses-Output. Proses tidak selalu merupakan proses produksi, tetapi juga bisa proses non-produksi, misalnya pencairan dana yang membutuhkan kelengkapan dokumen-dokumen tertentu. Apabila prosesnya yang bermasalah, maka tidak peduli berapa banyak kali Anda mengganti orang sebagai operator produksinya, masalah itu akan tetap timbul.

Segera perhatikan proses produksinya dan kemudian beri pelatihan pada orang-orang yang terkait.

3. Jangan Berfokus Pada Gejalanya, Temukan Sumber Masalahnya dan Lakukan Perbaikan

Apabila Anda selalu mengabaikan kesempatan untuk menemukan sumber masalah yang ada, atau seringkali berusaha mengelak untuk mengakui sumber masalah yang ditemukan, Anda tidak akan pernah mencapai potensi pengembangan prestasi yang maksimal.

Contohnya, perencanaan pembelian dan kedatangan bahan baku tampak tidak beraturan yang menyebabkan penimbunan persediaan bahan baku. Namun setelah ditelusuri, hal itu adalah akibat dari lemahnya perencanaan penjualan sehingga banyak Sales Purchase Order yang tidak direalisasikan oleh pelanggan.

Dalam hal ini yang perlu Anda lakukan adalah segera melakukan tindakan penyelesaian masalah bersama bagian penjualan dan pelanggan Anda.

4. Setiap Karyawan Bertanggung-Jawab Terhadap Kualitas

Setiap karyawan dalam perusahaan Anda, dari tingkat pekerjaan yang terendah sampai ke manajemen tertinggi, wajib memahami bahwa setiap diri mereka mempunyai peran penting untuk menjamin terciptanya kualitas yang tinggi dari hasil produksi dan hasil kegiatannya.

Setiap diri mereka mempunyai pelanggan untuk disenangkan, dan mereka wajib untuk berupaya dan bertanggung-jawab untuk hal itu.

5. Kualitas Harus Dapat Diukur

Sistem manajemen kualitas hanya dapat menjadi efektif apabila Anda dapat mengukur hasilnya. Mengukur berarti bahwa dapat mengkuantifikasi hasil kerja yang ditunjukkan.

Dengan mengkuantifikasikan hal itu, akan memudahkan Anda untuk menentukan target di kemudian hari, dan dapat lebih memastikan bahwa setiap departemen bekerja menuju target hasil yang sama.

6. Peningkatan Kualitas Haruslah Berkesinambungan / Terus-Menerus

TQM bukanlah sesuatu yang dilakukan sesekali dan setelah itu dapat dilupakan. Itu bukanlah hal yang sudah "selesai" ketika suatu masalah sudah berhasil diselesaikan.

Upaya Peningkatan Kualitas wajib dilakukan terus-menerus untuk menjaga kondisi yang berstandar kualitas tinggi, serta meningkatkan jumlah pelanggan yang puas dan loyal.

7. Kualitas Merupakan Investasi Jangka Panjang

Manajemen Kualitas bukanlah perbaikan mendadak. Hasil penerapan manajemen kualitas tidak selalu dapat dirasakan dalam waktu yang relatif singkat.

Perubahan pandang mengenai kualitas dapat mengubah budaya kerja di tempat Anda. Walaupun perubahan tersebut mungkin akan terasa menyakitkan, namun apabila Anda sudah berhasil menanamkan dasar-dasar pemahaman mengenai prinsip kualitas, maka hal itu akan mempermudah Anda dalam membentuk kesuksesan di waktu yang akan datang

[Cited from : Seven Important Principles of TQM by Carter McNamara]

5 Langkah Membuat Pelanggan Anda Loyal

Apapun jenis usaha Anda, memikirkan bagaimana membuat pelanggan kita loyal adalah salah satu hal penting yang perlu Anda lakukan sebagai seorang pemilik usaha.

Tulisan berikut ini tentunya akan membantu Anda untuk menciptakan kondisi tersebut.
Ketika kita berbicara mengenai pelanggan yang loyal, maka itu berarti memastikan bahwa pelanggan kita sudah merasa bahwa mereka sudah mendapatkan prioritas utama kita.

Benarkah demikian ?

Apabila Anda tidak pasti mengenai hal itu, coba lakukan saja langkah-langkah berikut ini.

1. BANGUNLAH  SUATU  HUBUNGAN  JANGKA  PANJANG

Kesalahan yang seringkali ditemukan ketika kita mendapat kesempatan untuk melakukan transaksi adalah keputusan untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya pada saat itu. Dan hal ini biasanya berasal dari pikiran "Kapan lagi bisa terjadi kesempatan ini ....tokh dia belum tentu mengetahui hal ini...".

Pikiran seperti ini adalah pikiran jangka pendek.

Karena ketika pelanggan itu mengetahui bahwa Anda mengeruk keuntungan yang terlalu besar dari transaksinya, maka pelanggan tersebut dapat menjadi kecewa atas kepercayaan yang telah diberikannya pada kita.

Dan Anda pasti sudah bisa membayangkan apa kelanjutan dari kekecewaan itu ...

2. TETAPLAH BERKOMUNIKASI

Prinsip utamanya adalah bahwa "Setiap pelanggan pasti ingin didengarkan".
Anda bisa melakukan itu dengan menggunakan email, telepon, atau bahkan dengan mengadakan pertemuan.
Dengan berkomunikasi, suara pelanggan, yang umumnya berpotensi untuk memajukan usaha Anda akan dapat diketahui. 


3. BERINVESTASI  PADA  KARYAWAN  ANDA
Sama seperti pelanggan, karyawan Anda juga merupakan hal yang penting karena mereka merupakan identitas dari usaha Anda.
Tenaga penjualan atau pemasaran yang keluar-masuk perusahaan Anda akan membawa dampak yang kurang baik dalam pandangan pelanggan.
Tenaga penjualan atau pemasaran yang terlatih akan sangat membantu dalam membina dan menjaga hubungan usaha dengan pelanggan, dan karenanya Anda juga dapat lebih mengatur waktu untuk fokus pada pengembangan usaha Anda.


4. TAWARKAN  JAMINAN
Prinsipnya adalah bahwa setiap pelanggan memerlukan suatu kepastian.
Jaminan pengiriman yang tepat jumlah dan tepat waktu, disertai jaminan kualitas yang memenuhi keinginan pelanggan, adalah hal yang diinginkan mereka.
Reputasi usaha Anda akan tercipta ketika pelanggan percaya bahwa Anda pasti melakukan apa yang Anda katakan.



5. BUATLAH  NYAMAN
Dalam hal ini, kenyamanan diartikan sebagai kemudahan untuk berinteraksi dengan Anda. Contohnya antara lain, mudah untuk menghubungi tenaga penjualan atau pemasaran Anda, mudah untuk mengajukan permintaan pembelian, dan juga mudah untuk menyampaikan keluhan.

Ke-5 langkah di atas adalah langkah-langkah sederhana dan praktis yang sudah banyak dilakukan oleh perusahaan-perusahaan di dunia usaha komersial.
Cobalah lakukan hal itu dan Anda mungkin bisa terperangah melihat hasilnya !
[ Source : Business Strategy - "How To Retain Customers"]

5-Reaksi Ketika Menghadapi Bawahan Yang Mempunyai Masalah Kinerja

Sebagai pemimpin di tempat kerja, seringkali kita menghabiskan 80% dari waktu kita untuk tatap-muka dengan orang-orang yang mengalami masalah dalam kinerja mereka, dan sekitar 20% sisanya untuk bertemu dengan orang-orang lainnya.

Mengapa demikian ?

Karena salah satu faktor utama menuju sukses adalah dengan mengenali dan mengelola isu-isu kinerja secara efisien, dengan tujuan untuk mencegah orang-orang kepercayaan kita agar jangan terpeleset ke dalam kondisi kinerja yang buruk.

Tulisan berikut ini menyampaikan 5 model reaksi yang biasanya ditunjukkan oleh banyak orang ketika harus menghadapi masalah-masalah dalam pengelolaan kinerja di departemennya.

1. "The Ostrich" (= Si Burung Unta)

Reaksinya seperti burung unta, yang membenamkan kepalanya ke dalam pasir dan berharap agar masalahnya lewat dari hadapannya atau tidak terdeteksi. Hati-hati dengan reaksi seperti ini, karena masalah demi masalah akan bertumpuk dan akhirnya orang lain juga akan mengetahuinya. Ini dapat mempengaruhi moral dari kelompok kerja Anda dan juga kredibilitas Anda sebagai pemimpin. Solusi yang terbaik adalah dengan menghadapi masalah yang ada.

2. "The Pass The Parcell Expert" (= Teruskan Parselnya)

Reaksinya adalah "memindahkan" orang yang bermasalah dalam kinerjanya ke kelompok atau bagian lain. Hal ini mungkin tampaknya seperti jalan keluar yang bagus, namun sebenarnya reaksi seperti itu dapat merusak reputasi Anda. Solusi yang terbaik adalah tetap dengan menghadapi orang yang bermasalah tersebut.

3. "The Band-Aid Worker" (= Si Plester)

Barangkali reaksi Anda adalah menjadi pendengar yang baik dan kemudian memberi waktu untuk bekerja bersama orang yang mempunyai masalah dalam kinerjanya. Reaksi ini nampaknya "berhati mulia", namun dapat sangat menghabiskan waktu Anda. Ada baiknya apabila Anda dapat menggali lebih dalam lagi kemampuan dari orang yang kinerjanya kurang bagus tsb, menyusun Rencana Pengembangan Pribadi bagi orang tersebut, dan memonitor pertumbuhannya.

4. "The Delegator" (= Si Pemberi Delegasi)

Reaksinya adalah dengan mendelegasikan masalah kinerja tersebut untuk ditangani atau diselesaikan oleh orang lain. Hal ini boleh-boleh saja dilakukan, asalkan ketika Anda mendelegasikan tugas tersebut, pastikan bahwa Anda juga memberikan bantuan, bimbingan motivasi dan arahan yang cukup.

5. "The Prejudger" (= Si Pembuat Kesimpulan Awal)

Banyak pemimpin yang sudah memasang kesimpulan bahwa seseorang tertentu mempunyai kinerja yang bagus, atau sebaliknya bahwa orang itu mempunyai kinerja yang buruk, bahkan sebelum orang itu ditemuinya. Memberi label seperti itu sangatlah tidak bijaksana apabila terus-menerus berdiam dalam pikiran Anda. Akan lebih baik apabila Anda dapat mengumpulkan informasi mengenai orang tersebut dari orang-orang lain yang mempunyai kapasitas yang serupa dengan Anda.

Dari ke-5 reaksi tersebut di atas, reaksi yang bagaimanakah yang sering Anda tunjukkan ketika menghadapi orang-orang yang mengalami masalah dalam kinerjanya ?

[Cited from "Managing Performance" by Pam Jones]

Toko Khusus Untuk Wanita

Konon di sebuah kota di sebuah negara telah dibuka sebuah toko 6 lantai yang unik.
Apa uniknya ?

Ternyata toko tersebut menjual pria khusus dengan berbagai kriteria untuk dijadikan calon suami. Jadi, tentu saja pelangannya hanya boleh wanita.

Dari sedemikian banyaknya peraturan yang wajib dipatuhi, salah satunya adalah mengenai tata-cara memilih pria yang disediakan di tiap lantai.

Begini bunyi peraturannya :

1. Anda hanya diperbolehkan mengunjungi toko ini SATU KALI saja. Oleh sebab itu, pendataan melalui sidik jari dan alat pemindai retina mata perlu dilakukan.

2. Di tiap lantai, sebelum Anda masuk ke dalamnya, akan ada tulisan yang menggambarkan kualitas produk yang disediakan di dalamnya. Pikirkan dahulu dengan cermat, sebelum Anda masuk ke ruangan di dalamnya, karena setelah Anda melewati pintu masuk tersebut, Anda tidak dapat balik lagi.

3. Setelah Anda memilih, silakan jalan terus menuju lorong pintu keluar, dan Anda tidak dapat masuk kembali.

Maka ... beginilah ceritanya dimulai ....

Seorang wanita muda tertarik dan bergegas mengunjungi toko tersebut berusaha untuk menemukan seorang pria untuk calon suaminya.

Setelah menyelesaikan semua persyaratan administrasi yang ada dan mempelajari peraturan yang berlaku, maka si wanitapun bergegas menuju pintu masuk di lantai pertama.

Di depan pintu masuk lantai pertama, ia menemukan tulisan "Di Lantai ini Anda akan menemukan pria yang mempunyai pekerjaan tetap. Silakan masuk atau Anda dapat memilih melanjutkan ke lantai berikutnya".

Si wanita berpikir bahwa tentu tidak ada salahnya kalau memiliki persyaratan yang lebih dari itu. Maka iapun melanjutkan ke lantai kedua.

Di depan pintu masuk lantai kedua, ia menemukan tulisan "Di lantai ini Anda akan menemukan pria yang mempunyai pekerjaan tetap dan sayang anak. Silakan masuk atau Anda dapat memilih melanjutkan ke lantai berikutnya".

Si wanitapun berpikir lagi ... "aku ingin yang cakep, boleh kan ...?"

Maka iapun melanjutkan ke lantai ketiga.

Di depan pintu masuk lantai ketiga, ia menemukan tulisan "Di lantai ini Anda akan menemukan pria
yang mempunyai pekerjaan tetap, sayang anak dan tampang rata-rata. Silakan masuk atau Anda dapat memilih melanjutkan ke lantai berikutnya".
Si wanitapun berpikir lagi ... "Waaah ..masa' cuma rata-rata, aku ingin yang cakep !"
Maka iapun melanjutkan ke lantai empat. 

Di depan pintu masuk lantai empat, ia menemukan tulisan "Di lantai ini Anda akan menemukan pria yang mempunyai pekerjaan tetap, sayang anak dan tampan. Silakan masuk atau Anda dapat memilih melanjutkan ke lantai berikutnya".
Si wanitapun berpikir lagi ... "Bener 'kan ..., masuk atau tidak, yaa ...?"
Akhirnya, dengan penuh rasa penasaran, iapun melanjutkan ke lantai lima.

Di depan pintu masuk lantai lima, ia menemukan tulisan "Di lantai ini Anda akan menemukan pria yang mempunyai pekerjaan tetap, sayang anak, tampan dan rela membantu melakukan pekerjaan rumah-tangga. Silakan masuk atau Anda dapat memilih melanjutkan ke lantai berikutnya".
Si wanitapun berpikir lagi ... "Wooow ... !! Tapi masih ada lantai enam nih ...aduuh, apa yang ada di lantai enam, yaa ?"
Tidak dapat menahan rasa ingin-tahunya, iapun melanjutkan ke lantai enam.

Di depan pintu masuk lantai enam, ia menemukan tulisan "Anda adalah pengunjung ke-3.423.192 di
lantai enam ini. Di lantai enam ini tidak tersedia pria yang kriterianya lebih dari yang tertulis di depan pintu masuk lantai lima. Silakan Anda langsung menuju pintu keluar dan ... terima kasih atas kunjungannya ke toko kami".

Si wanitapun lemas dan terpaksa pulang dengan penuh penyesalan ...berhari-hari ia merenungi keputusan yang dibuatnya ketika masih berdiri di depan pintu di lantai lima !

Sekilas Mengenai KPI di Manufaktur

Manajemen waktu atau memanfaatkan waktu secara efektif seringkali dikatakan sebagai hal yang
paling sulit dilakukan.

Lalu bagaimana cara mengatasi kesulitan tersebut ?

Salah satu cara untuk dapat bekerja dengan pengaturan waktu yang lebih efektif adalah dengan menggunakan KPI (= Key Performance Indicator) sebagai alat bantu untuk memantau kinerja di tiap bagian yang ada di dalam suatu lembaga perusahaan. Dengan dipahaminya KPI tersebut, setiap orang yang terlibat dalam suatu bagian atau departemen akan menjadi lebih fokus dalam melaksanakan tugas dan tanggung-jawabnya, karena mereka tahu dan memahami bahwa KPI merupakan indikator keberhasilan mereka di mata manajemen.

Bagi sebagian orang, istilah KPI sudah menjadi hal yang cukup populer. Tapi pertanyaan selanjutnya adalah KPI apa saja yang umumnya digunakan di tiap unit kerja yang ada.

Berikut ini kita akan mengupas sedikit mengenai indikator target yang ada di dalam 6 topik utama manajemen yang sering digunakan di dalam unit usaha manufaktur.

1. SAFETY (KEAMANAN dan KESELAMATAN KERJA) :

Keamanan dan keselamatan para pekerja dan tamu (pelanggan dan pemasok) ketika berada di dalam area perusahaan wajib menjadi prioritas perhatian bagi seluruh personil di perusahaan tersebut. 

Kehilangan dan kerugian akibat kecelakaan kerja dan gangguan terhadap tamu dapat terjadi akibat kelalaian dan ketidak-disiplinan melakukan aktivitas kerja adalah sangat penting.

Topik yang lebih penting daripada kualitas adalah mengenai kesehatan dan keselamatan kerja.
KPI yang sering umum digunakan di bidang ini adalah :

> Jumlah Kejadian Kecelakaan Kerja
> Jumlah Hari Yang Tidak Produktif Yang Terkait Dengan Terjadinya Suatu Kecelakaan Kerja
> Indeks Kepuasan Pelanggan untuk hal keamanan dan keselamatan kerja yang biasanya dinyatakan dalam VOC (= Voice Of Customer)

2. KUALITAS :
Merupakan cerminan dari hasil proses produksi yang berkaitan erat dengan pemasok dan pelanggan.

KPI yang sering digunakan di bidang ini adalah :
> Jumlah Kejadian dan Nilai Bersih Produk Retur yang diterima sebagai pengembalian dari pelanggan.
> Jumlah Scrap (= bahan terbuang di dalam suatu proses produksi) Internal
> Jumlah Kejadian dan Rasio Produk Rework
> Indeks Kemampuan Proses (= Process Capability Index = Cp/Cpk)
> Biaya Kegagalan Kualitas (= Cost of Poor Quality = CoPQ)
> Jumlah Kejadian dan Nilai Cacat Kualitas Dari Material Yang Diterima Dari Pemasok 

3. DELIVERY (= PENGIRIMAN)

Merupakan cerminan dari keberhasilan pengiriman produk dengan melakukan evaluasi terhadap kesesuaian dari jumlah dan ketepatan waktu pengiriman yang diinginkan oleh pelanggan.

KPI yang sering digunakan di bidang ini adalah :
> Rasio Pengiriman Produk atau Penerimaan Produk Tepat Waktu
> Rasio Pemenuhan Jumlah Permintaan Pelanggan (= Fill Rate)
> Lama Waktu Pemenuhan Order (= Order Lead Time)
> Jumlah Kejadian dan Nilai Order Pelanggan Yang Tidak Dapat Dipenuhi

4. OPERATIONAL PERFORMANCE (= Kinerja Operasional)

Indikator-indikator ini mencerminkan seberapa suksesnya proses produksi atau operasional yang telah dilakukan. 

KPI yang sering digunakan di bidang ini adalah 
> Efisiensi Langsung (= Direct Efficiency) merupakan rasio antara Man-Hour yang digunakan terhadap jumlah produk yang dihasilkan. 
> Lama Waktu Produksi (= Production Process Leadtime)
> Efisiensi Total Peralatan (= Overall Equipment Efficiency) merupakan hasil perkalian dari nilai pengukuran Quality x Performance x Availability
> MTBF (= Mean Time Between Failure) merupakan waktu rata-rata interval di antara dua kegagalan operasional yang berturutan
> MTTR (= Mean Time To Repair)  merupakan waktu rata-rata yang digunakan untuk melakukan suatu perbaikan, atau MTTT (= Mean Time To Troubleshoot) yang merupakan waktu rata-rata yang digunakan untuk melakukan suatu penyelesaian masalah
> Change-over Time (= Waktu Pergantian Order) merupakan waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan pergantian order
> Stock Turnover (=  Pertukaran Material Yang Tersimpan) merupakan rasio pertukaran material yang tersimpan di gudang persediaan Bahan Baku, Work-In-Process, dan Barang Jadi.
> Rasio Jumlah Material Berlebih (= Excessive Material)
> Rasio Jumlah Material Yang Kadaluwarsa (= Obsolete Material)
> Cash-To-Cash Cycle Time (= C2C) merupakan indikator dari bagian keuangan yang mengikuti formula = Total Account Receivable + Total Stock - Total Account Payable

5. MORAL :
Merupakan cerminan dari efektivitas dari aktivitas dalam menjalin hubungan emosional dan industrial yang dilakukan oleh bagian Human Resources terhadap para pekerja.

Perkembangan dari status keberadaan tingkat moral seseorang adalah sesuatu yang sulit dinyatakan secara pasti, karena perilaku setiap orang sangat dipengaruhi oleh emosi dan faktor kejiwaan lainnya. Namun secara umum, perkembangan moral di suatu kelompok pekerja dapat digambarkan oleh beberapa indikator. 
KPI yang sering digunakan di bagian ini adalah :
> Personal Turnover (= Rasio Pertukaran Keluar-Masuk Pekerja)
> Jumlah Jam Pelatihan Rata-Rata Per Pekerja
> Angka Rata-Rata Absen Pekerja

6. LINGKUNGAN :
Merupakan cerminan dari kepedulian suatu unit usaha akibat dari dampak negatif usahanya terhadap lingkungan sekitar khususnya dan lingkungan nasional pada umumnya.
KPI yang sering digunakan di bagian ini adalah :
> Jumlah Keluhan Penduduk Sekitar Mengenai Lingkungan Unit Usaha
> Jumlah Kejadian Ketidak-Sesuaian Nilai Hasil Pengukuran Parameter Kritis Pemantauan Lingkungan terhadap Standar Pemantauan Parameter Lingkungan yang berlaku

Pemahaman yang lebih dalam mengenai masing-masing indikator kinerja tersebut di atas akan menuntun setiap pekerja untuk menjadi lebih fokus dalam melaksanakan dan mengontrol kegiatannya, karena mereka sudah memahami bahwa indikator-indikator itulah yang kemudian menjadi nilai rapor kinerja mereka.
Di ujung akhirnya, melalui rapor tersebut, tentunya prestasi bagi mereka yang telah bekerja dengan baik akan ditunjukkan berdasarkan indikator yang ada.
Hal yang paling penting dalam persiapan KPI tersebut adalah tercapainya kesepakatan angka penilaian terhadap tiap indikator sebelum hal itu diterapkan di masing-masing bagian atau departemen.

[ Cited from Operation Management & Lean Six Sigma by Lutfi Apiliogullari ]

Meningkatkan Efektivitas Penjualan Dengan "5-T"

Agar hasil penjualan dapat meningkat, ada 5 hal utama, sebut saja "5-T", yang perlu diperhatikan atau dipersiapkan dengan baik :

1. Talent [= Bakat ] 

Dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas penjualan, hal yang pertama perlu dilakukan adalah menemukan tenaga penjualan yang tepat. Akan sangat baik apabila kita dapat menemukan orang-orang yang mempunyai kombinasi kemampuan untuk menjual sesuatu.

Pastikan bahwa, selain daripada penampilan dan kepribadiannya, tinjauan detail terhadap apa yang diceritakan dan apa yang dituliskan di kolom pengalamannya adalah benar sesuai. Tidak ada salahnya apabila sampling check juga dilakukan ke perusahaan yang disebutkan di dalam curriculum vitae-nya.

2. Technique [= Metode / Kemampuan ]

Ada banyak perusahaan yang memberi pelatihan tentang kemampuan menjual, kemampuan membawakan presentasi, mengatasi penolakan, menyelesaikan transaksi, dsb.

Namun demikian, ada satu kemampuan yang perlu ditambahkan, yakni kemampuan untuk secara efektif membimbing dan memberi solusi pada (calon) pelanggan yang mempunyai prospek yang cukup menjanjikan.

Di dalam pelatihan tambahan ini diperhatikan hal-hal seperti bagaimana menjalin hubungan empati yang lebih dalam dengan (calon) pelanggan, bagaimana mempererat hubungan melalui panduan pemecahan masalah, hingga bagaimana cara yang efektif untuk mengambil keputusan.

Kemampuan untuk membuat prakiraan penjualan juga merupakan hal yang penting untuk meningkatkan kemampuan para tenaga penjualan.

3. Teamwork [= Kelompok Kerja ]

Daftar calon pelanggan dan agenda kunjungan merupakan instrumen yang baik untuk langkah awal, namun agar dapat menjaring kesempatan menjual yang lebih banyak, diperlukan adanya kelompok kerja yang solid, di mana pertukaran informasi adalah faktor yang sangat penting.

Setiap anggota kelompok penjualan kita perlu mengetahui perkembangan terakhir apa yang terjadi dan strategi apa yang akan atau sedang diterapkan terhadap (calon) pelanggannya.

Saling membantu melalui berbagi informasi mengenai (calon) pelanggan dan strategi dalam menghadapinya, akan membuat kerja kelompok penjualan kita semakin efektif.

4. Technology [= Teknologi ]

Pemanfaatan teknologi masa kini perlu digunakan semaksimal mungkin untuk mendapatkan informasi yang lebih detail mengenai produk kompetitor, serta menambah wawasan mengenai hal-hal penting yang disukai oleh atau menjadi perhatian (calon) pelanggan.

Semua itu bertujuan untuk mempererat hubungan dengan (calon) pelanggan.

5. Trust [= Kepercayaan ]

Ketika kita berbicara mengenai hubungan, maka itu berarti bahwa kita mengevaluasi mengenai tingkat kepercayaan. Untuk mendapatkan pelanggan yang setia, kita perlu menciptakan tingkat kepercayaan yang tinggi antara kita sebagai representatif dari perusahaan dan pribadi, dengan pelanggan.

Kepercayaan yang dibangun adalah meliputi kepercayaan terhadap apa yang kita janjikan, terhadap ide dan saran yang kita berikan, dan kepercayaan terhadap perilaku yang ditunjukkan melalui karakter positif yang kita tunjukkan.

Yang diinginkan oleh pelanggan adalah orang-orang yang memahami bisnis mereka.Nilai tambah yang sangat berarti adalah ketika kita dapat memberi ide dan saran yang positif dan efektif untuk membantu pelanggan menyelesaikan masalah yang sedang dihadapinya.

Saat ini, pelanggan tidak membutuhkan teman profesional, tetapi orang yang dapat dipercaya untuk membantu menyelesaikan permasalahan mereka.

[ Cited from "Make Winning a Habit" by Rick Page ]

5 Cara Untuk Mengubah Penolakan Menjadi Langkah Menuju Keberhasilan

Berapa banyak dari kita sebagai profesional yang mesti berjuang untuk mengatasi rasa takut untuk ditolak oleh orang lain. Contoh ditolak di sini misalnya, ide kita ditolak, niat baik kita ditolak, harapan kita ditolak, dan sebagainya.

Rasa takut ditolak tersebut tentunya akan dapat mengurangi efektivitas kerja kita.

Mengatasi rasa takut tersebut adalah suatu awal yang baik, namun untuk menjadi profesional yang sukses kita perlu belajar bagaimana mengubah penolakan tersebut menjadi salah satu sarana untuk mencapai tujuan kita.

Ada 5 cara untuk mengubah penolakan menjadi sarana untuk meraih keberhasilan :

1. Berusaha Untuk Mengetahui Apa Penyebab Penolakan Yang Sesungguhnya

Dengan mengetahui apa penyebab yang sebenarnya, kita akan dapat lebih mudah untuk mencari kemungkinan jalan keluarnya. Umumnya penyebab penolakan dapat dikelompokkan seperti di bawah ini.

> Walaupun kita berpikir bahwa ide kita merupakan ide yang cemerlang, namun karena ide kita sering ditolak, seringkali ditemukan bahwa kita BERPIKIR atau BERASUMSI bahwa seolah-olah PENDAPAT PUBLIK menyatakan bahwa ada sesuatu yang tidak beres pada diri kita.

> Ketika perhatian kita pada suatu hal yang sungguh-sungguh menjadi fokus EMOSIONAL kita, ternyata diabaikan oleh orang lain, seringkali karena faktor emosi kita tersebut, seolah-olah kita merasa ditolak dengan diremehkan.

> Ketika seseorang YANG KITA KAGUMI DAN HARGAI ternyata tidak memberi respon seperti yang kita harapkan, seringkali kita merasa seolah-olah terjadi penolakan yang sangat berat untuk kita tanggung akibat rasa kecewa kita.

2. Gunakan Cara Berpikir Positif

> Ketika pendapat publik seolah-olah menyatakan bahwa ada sesuatu yang tidak beres dengan diri kita karena begitu banyak penolakan pada ide kita, cobalah untuk memperhatikan apa yang dialami orang lain yang melakukan hal serupa seperti kita. Misalnya, sudah menjadi hal yang biasa ketika seorang tenaga penjualan harus menelpon sampai ratusan bahkan ribuan kali untuk bisa mendapatkan satu transaksi.

> Ketika faktor emosi yang berperan, cobalah untuk berpikir bahwa walaupun ide atau penawaran kita ditolak oleh seseorang, sebenarnya orang tersebut tetap bisa menjadi kawan kita. Dan mungkin apabila sudah lebih lama menjadi kawan, mungkin orang tsb akan lebih mengenal diri kita, sehingga apa yang menjadi perhatian kita bisa menjadi perhatiannya juga.

> Ketika penolakan datang dari orang yang kita kagumi, cobalah berpikir bahwa dia juga sebenarnya sama seperti kita, dan setiap orang adalah unik atau tidak sama, demikian juga dengan pola pikirnya. Masih banyak hal lain yang mungkin mempunyai pola pikir yang serupa dengan kita.

3. Pelajari Kegagalan Yang Pernah Terjadi dan Perbaiki

Pernah terjadi, sebuah perusahaan menyediakan minuman Coca-Cola untuk menjamu tamu-tamu eksekutif dari Pepsi-Cola yang datang untuk mendiskusikan sebuah ide transaksi bisnis. Kejadian tersebut menyebabkan suasana pertemuan menjadi kurang nyaman.

4. Pahami Bahwa Kegagalan Merupakan Batu Loncatan Menuju Keberhasilan

Kegagalan dapat mempunyai 2 kesimpulan, akan menjadi sesuatu yang positif apabila kita menyimpulkan bahwa itu hanyalah suatu hasil dari suatu aktivitas, dan sebagai tahapan kita belajar dan menambah pengalaman, maka kita akan tetap termotivasi untuk melakukan aktivitas yang sama namun dengan cara atau persiapan yang lebih baik.

5. Asah Kemampuan Berpikir dan Kembangkan Kreativitas

Apabila penolakan atas suatu hal terjadi berulang-ulang, cobalah berpikir untuk menggunakan pendekatan yang berbeda, atau cobalah untuk mengemas hal yang akan diajukan  secara lebih kreatif. Tambahkan wawasan kita melalui membaca dan mendengarkan topik serupa dari berbagai media yang ada.

[ Cited from Sales Source by Geoffrey James ]