Sekilas Mengenai KPI di Manufaktur

Manajemen waktu atau memanfaatkan waktu secara efektif seringkali dikatakan sebagai hal yang
paling sulit dilakukan.

Lalu bagaimana cara mengatasi kesulitan tersebut ?

Salah satu cara untuk dapat bekerja dengan pengaturan waktu yang lebih efektif adalah dengan menggunakan KPI (= Key Performance Indicator) sebagai alat bantu untuk memantau kinerja di tiap bagian yang ada di dalam suatu lembaga perusahaan. Dengan dipahaminya KPI tersebut, setiap orang yang terlibat dalam suatu bagian atau departemen akan menjadi lebih fokus dalam melaksanakan tugas dan tanggung-jawabnya, karena mereka tahu dan memahami bahwa KPI merupakan indikator keberhasilan mereka di mata manajemen.

Bagi sebagian orang, istilah KPI sudah menjadi hal yang cukup populer. Tapi pertanyaan selanjutnya adalah KPI apa saja yang umumnya digunakan di tiap unit kerja yang ada.

Berikut ini kita akan mengupas sedikit mengenai indikator target yang ada di dalam 6 topik utama manajemen yang sering digunakan di dalam unit usaha manufaktur.

1. SAFETY (KEAMANAN dan KESELAMATAN KERJA) :

Keamanan dan keselamatan para pekerja dan tamu (pelanggan dan pemasok) ketika berada di dalam area perusahaan wajib menjadi prioritas perhatian bagi seluruh personil di perusahaan tersebut. 

Kehilangan dan kerugian akibat kecelakaan kerja dan gangguan terhadap tamu dapat terjadi akibat kelalaian dan ketidak-disiplinan melakukan aktivitas kerja adalah sangat penting.

Topik yang lebih penting daripada kualitas adalah mengenai kesehatan dan keselamatan kerja.
KPI yang sering umum digunakan di bidang ini adalah :

> Jumlah Kejadian Kecelakaan Kerja
> Jumlah Hari Yang Tidak Produktif Yang Terkait Dengan Terjadinya Suatu Kecelakaan Kerja
> Indeks Kepuasan Pelanggan untuk hal keamanan dan keselamatan kerja yang biasanya dinyatakan dalam VOC (= Voice Of Customer)

2. KUALITAS :
Merupakan cerminan dari hasil proses produksi yang berkaitan erat dengan pemasok dan pelanggan.

KPI yang sering digunakan di bidang ini adalah :
> Jumlah Kejadian dan Nilai Bersih Produk Retur yang diterima sebagai pengembalian dari pelanggan.
> Jumlah Scrap (= bahan terbuang di dalam suatu proses produksi) Internal
> Jumlah Kejadian dan Rasio Produk Rework
> Indeks Kemampuan Proses (= Process Capability Index = Cp/Cpk)
> Biaya Kegagalan Kualitas (= Cost of Poor Quality = CoPQ)
> Jumlah Kejadian dan Nilai Cacat Kualitas Dari Material Yang Diterima Dari Pemasok 

3. DELIVERY (= PENGIRIMAN)

Merupakan cerminan dari keberhasilan pengiriman produk dengan melakukan evaluasi terhadap kesesuaian dari jumlah dan ketepatan waktu pengiriman yang diinginkan oleh pelanggan.

KPI yang sering digunakan di bidang ini adalah :
> Rasio Pengiriman Produk atau Penerimaan Produk Tepat Waktu
> Rasio Pemenuhan Jumlah Permintaan Pelanggan (= Fill Rate)
> Lama Waktu Pemenuhan Order (= Order Lead Time)
> Jumlah Kejadian dan Nilai Order Pelanggan Yang Tidak Dapat Dipenuhi

4. OPERATIONAL PERFORMANCE (= Kinerja Operasional)

Indikator-indikator ini mencerminkan seberapa suksesnya proses produksi atau operasional yang telah dilakukan. 

KPI yang sering digunakan di bidang ini adalah 
> Efisiensi Langsung (= Direct Efficiency) merupakan rasio antara Man-Hour yang digunakan terhadap jumlah produk yang dihasilkan. 
> Lama Waktu Produksi (= Production Process Leadtime)
> Efisiensi Total Peralatan (= Overall Equipment Efficiency) merupakan hasil perkalian dari nilai pengukuran Quality x Performance x Availability
> MTBF (= Mean Time Between Failure) merupakan waktu rata-rata interval di antara dua kegagalan operasional yang berturutan
> MTTR (= Mean Time To Repair)  merupakan waktu rata-rata yang digunakan untuk melakukan suatu perbaikan, atau MTTT (= Mean Time To Troubleshoot) yang merupakan waktu rata-rata yang digunakan untuk melakukan suatu penyelesaian masalah
> Change-over Time (= Waktu Pergantian Order) merupakan waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan pergantian order
> Stock Turnover (=  Pertukaran Material Yang Tersimpan) merupakan rasio pertukaran material yang tersimpan di gudang persediaan Bahan Baku, Work-In-Process, dan Barang Jadi.
> Rasio Jumlah Material Berlebih (= Excessive Material)
> Rasio Jumlah Material Yang Kadaluwarsa (= Obsolete Material)
> Cash-To-Cash Cycle Time (= C2C) merupakan indikator dari bagian keuangan yang mengikuti formula = Total Account Receivable + Total Stock - Total Account Payable

5. MORAL :
Merupakan cerminan dari efektivitas dari aktivitas dalam menjalin hubungan emosional dan industrial yang dilakukan oleh bagian Human Resources terhadap para pekerja.

Perkembangan dari status keberadaan tingkat moral seseorang adalah sesuatu yang sulit dinyatakan secara pasti, karena perilaku setiap orang sangat dipengaruhi oleh emosi dan faktor kejiwaan lainnya. Namun secara umum, perkembangan moral di suatu kelompok pekerja dapat digambarkan oleh beberapa indikator. 
KPI yang sering digunakan di bagian ini adalah :
> Personal Turnover (= Rasio Pertukaran Keluar-Masuk Pekerja)
> Jumlah Jam Pelatihan Rata-Rata Per Pekerja
> Angka Rata-Rata Absen Pekerja

6. LINGKUNGAN :
Merupakan cerminan dari kepedulian suatu unit usaha akibat dari dampak negatif usahanya terhadap lingkungan sekitar khususnya dan lingkungan nasional pada umumnya.
KPI yang sering digunakan di bagian ini adalah :
> Jumlah Keluhan Penduduk Sekitar Mengenai Lingkungan Unit Usaha
> Jumlah Kejadian Ketidak-Sesuaian Nilai Hasil Pengukuran Parameter Kritis Pemantauan Lingkungan terhadap Standar Pemantauan Parameter Lingkungan yang berlaku

Pemahaman yang lebih dalam mengenai masing-masing indikator kinerja tersebut di atas akan menuntun setiap pekerja untuk menjadi lebih fokus dalam melaksanakan dan mengontrol kegiatannya, karena mereka sudah memahami bahwa indikator-indikator itulah yang kemudian menjadi nilai rapor kinerja mereka.
Di ujung akhirnya, melalui rapor tersebut, tentunya prestasi bagi mereka yang telah bekerja dengan baik akan ditunjukkan berdasarkan indikator yang ada.
Hal yang paling penting dalam persiapan KPI tersebut adalah tercapainya kesepakatan angka penilaian terhadap tiap indikator sebelum hal itu diterapkan di masing-masing bagian atau departemen.

[ Cited from Operation Management & Lean Six Sigma by Lutfi Apiliogullari ]

Meningkatkan Efektivitas Penjualan Dengan "5-T"

Agar hasil penjualan dapat meningkat, ada 5 hal utama, sebut saja "5-T", yang perlu diperhatikan atau dipersiapkan dengan baik :

1. Talent [= Bakat ] 

Dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas penjualan, hal yang pertama perlu dilakukan adalah menemukan tenaga penjualan yang tepat. Akan sangat baik apabila kita dapat menemukan orang-orang yang mempunyai kombinasi kemampuan untuk menjual sesuatu.

Pastikan bahwa, selain daripada penampilan dan kepribadiannya, tinjauan detail terhadap apa yang diceritakan dan apa yang dituliskan di kolom pengalamannya adalah benar sesuai. Tidak ada salahnya apabila sampling check juga dilakukan ke perusahaan yang disebutkan di dalam curriculum vitae-nya.

2. Technique [= Metode / Kemampuan ]

Ada banyak perusahaan yang memberi pelatihan tentang kemampuan menjual, kemampuan membawakan presentasi, mengatasi penolakan, menyelesaikan transaksi, dsb.

Namun demikian, ada satu kemampuan yang perlu ditambahkan, yakni kemampuan untuk secara efektif membimbing dan memberi solusi pada (calon) pelanggan yang mempunyai prospek yang cukup menjanjikan.

Di dalam pelatihan tambahan ini diperhatikan hal-hal seperti bagaimana menjalin hubungan empati yang lebih dalam dengan (calon) pelanggan, bagaimana mempererat hubungan melalui panduan pemecahan masalah, hingga bagaimana cara yang efektif untuk mengambil keputusan.

Kemampuan untuk membuat prakiraan penjualan juga merupakan hal yang penting untuk meningkatkan kemampuan para tenaga penjualan.

3. Teamwork [= Kelompok Kerja ]

Daftar calon pelanggan dan agenda kunjungan merupakan instrumen yang baik untuk langkah awal, namun agar dapat menjaring kesempatan menjual yang lebih banyak, diperlukan adanya kelompok kerja yang solid, di mana pertukaran informasi adalah faktor yang sangat penting.

Setiap anggota kelompok penjualan kita perlu mengetahui perkembangan terakhir apa yang terjadi dan strategi apa yang akan atau sedang diterapkan terhadap (calon) pelanggannya.

Saling membantu melalui berbagi informasi mengenai (calon) pelanggan dan strategi dalam menghadapinya, akan membuat kerja kelompok penjualan kita semakin efektif.

4. Technology [= Teknologi ]

Pemanfaatan teknologi masa kini perlu digunakan semaksimal mungkin untuk mendapatkan informasi yang lebih detail mengenai produk kompetitor, serta menambah wawasan mengenai hal-hal penting yang disukai oleh atau menjadi perhatian (calon) pelanggan.

Semua itu bertujuan untuk mempererat hubungan dengan (calon) pelanggan.

5. Trust [= Kepercayaan ]

Ketika kita berbicara mengenai hubungan, maka itu berarti bahwa kita mengevaluasi mengenai tingkat kepercayaan. Untuk mendapatkan pelanggan yang setia, kita perlu menciptakan tingkat kepercayaan yang tinggi antara kita sebagai representatif dari perusahaan dan pribadi, dengan pelanggan.

Kepercayaan yang dibangun adalah meliputi kepercayaan terhadap apa yang kita janjikan, terhadap ide dan saran yang kita berikan, dan kepercayaan terhadap perilaku yang ditunjukkan melalui karakter positif yang kita tunjukkan.

Yang diinginkan oleh pelanggan adalah orang-orang yang memahami bisnis mereka.Nilai tambah yang sangat berarti adalah ketika kita dapat memberi ide dan saran yang positif dan efektif untuk membantu pelanggan menyelesaikan masalah yang sedang dihadapinya.

Saat ini, pelanggan tidak membutuhkan teman profesional, tetapi orang yang dapat dipercaya untuk membantu menyelesaikan permasalahan mereka.

[ Cited from "Make Winning a Habit" by Rick Page ]

5 Cara Untuk Mengubah Penolakan Menjadi Langkah Menuju Keberhasilan

Berapa banyak dari kita sebagai profesional yang mesti berjuang untuk mengatasi rasa takut untuk ditolak oleh orang lain. Contoh ditolak di sini misalnya, ide kita ditolak, niat baik kita ditolak, harapan kita ditolak, dan sebagainya.

Rasa takut ditolak tersebut tentunya akan dapat mengurangi efektivitas kerja kita.

Mengatasi rasa takut tersebut adalah suatu awal yang baik, namun untuk menjadi profesional yang sukses kita perlu belajar bagaimana mengubah penolakan tersebut menjadi salah satu sarana untuk mencapai tujuan kita.

Ada 5 cara untuk mengubah penolakan menjadi sarana untuk meraih keberhasilan :

1. Berusaha Untuk Mengetahui Apa Penyebab Penolakan Yang Sesungguhnya

Dengan mengetahui apa penyebab yang sebenarnya, kita akan dapat lebih mudah untuk mencari kemungkinan jalan keluarnya. Umumnya penyebab penolakan dapat dikelompokkan seperti di bawah ini.

> Walaupun kita berpikir bahwa ide kita merupakan ide yang cemerlang, namun karena ide kita sering ditolak, seringkali ditemukan bahwa kita BERPIKIR atau BERASUMSI bahwa seolah-olah PENDAPAT PUBLIK menyatakan bahwa ada sesuatu yang tidak beres pada diri kita.

> Ketika perhatian kita pada suatu hal yang sungguh-sungguh menjadi fokus EMOSIONAL kita, ternyata diabaikan oleh orang lain, seringkali karena faktor emosi kita tersebut, seolah-olah kita merasa ditolak dengan diremehkan.

> Ketika seseorang YANG KITA KAGUMI DAN HARGAI ternyata tidak memberi respon seperti yang kita harapkan, seringkali kita merasa seolah-olah terjadi penolakan yang sangat berat untuk kita tanggung akibat rasa kecewa kita.

2. Gunakan Cara Berpikir Positif

> Ketika pendapat publik seolah-olah menyatakan bahwa ada sesuatu yang tidak beres dengan diri kita karena begitu banyak penolakan pada ide kita, cobalah untuk memperhatikan apa yang dialami orang lain yang melakukan hal serupa seperti kita. Misalnya, sudah menjadi hal yang biasa ketika seorang tenaga penjualan harus menelpon sampai ratusan bahkan ribuan kali untuk bisa mendapatkan satu transaksi.

> Ketika faktor emosi yang berperan, cobalah untuk berpikir bahwa walaupun ide atau penawaran kita ditolak oleh seseorang, sebenarnya orang tersebut tetap bisa menjadi kawan kita. Dan mungkin apabila sudah lebih lama menjadi kawan, mungkin orang tsb akan lebih mengenal diri kita, sehingga apa yang menjadi perhatian kita bisa menjadi perhatiannya juga.

> Ketika penolakan datang dari orang yang kita kagumi, cobalah berpikir bahwa dia juga sebenarnya sama seperti kita, dan setiap orang adalah unik atau tidak sama, demikian juga dengan pola pikirnya. Masih banyak hal lain yang mungkin mempunyai pola pikir yang serupa dengan kita.

3. Pelajari Kegagalan Yang Pernah Terjadi dan Perbaiki

Pernah terjadi, sebuah perusahaan menyediakan minuman Coca-Cola untuk menjamu tamu-tamu eksekutif dari Pepsi-Cola yang datang untuk mendiskusikan sebuah ide transaksi bisnis. Kejadian tersebut menyebabkan suasana pertemuan menjadi kurang nyaman.

4. Pahami Bahwa Kegagalan Merupakan Batu Loncatan Menuju Keberhasilan

Kegagalan dapat mempunyai 2 kesimpulan, akan menjadi sesuatu yang positif apabila kita menyimpulkan bahwa itu hanyalah suatu hasil dari suatu aktivitas, dan sebagai tahapan kita belajar dan menambah pengalaman, maka kita akan tetap termotivasi untuk melakukan aktivitas yang sama namun dengan cara atau persiapan yang lebih baik.

5. Asah Kemampuan Berpikir dan Kembangkan Kreativitas

Apabila penolakan atas suatu hal terjadi berulang-ulang, cobalah berpikir untuk menggunakan pendekatan yang berbeda, atau cobalah untuk mengemas hal yang akan diajukan  secara lebih kreatif. Tambahkan wawasan kita melalui membaca dan mendengarkan topik serupa dari berbagai media yang ada.

[ Cited from Sales Source by Geoffrey James ]