2 Bagian Nasihat

Pada awalnya nasihat sang mentor kepada si pekerja adalah bahwa untuk mengembangkan kemampuannya, si pekerja harus menerapkan perilaku "bicara sedikit dan melakukan atau bertindak lebih banyak".

Hal ini berhasil dilaksanakan oleh si pekerja dan kemampuannya semakin baik.

Kemudian suatu saat si pekerja mendapatkan kenyataan bahwa mereka yang baru masuk kerja mendapatkan kenaikan upah yang lebih baik daripada dirinya.

Nasihat sang mentor adalah bahwa si pekerja perlu mengambil cuti.

Dan ketika si pekerja cuti, perusahaan baru merasakan banyak tugas yang belum dapat digantikan oleh pekerja lain, sehingga ketika dia masuk, upahnya dinaikkan.

Si pekerja senang dan menyampaikan hal itu ke sang mentor, namun belum sempat sang mentor menambahkan nasihatnya, si pekerja sudah pergi dengan hati yang gembira.

Selanjutnya, setiap bulan ketika si pekerja merasa bahwa pekerjaannya dapat diselesaikan dengan baik dan dirinya merasa pantas untuk mendapatkan penghargaan, maka agar diperhatikan oleh pimpinannya, si pekerja memaksa untuk mengambil cuti dengan berbagai alasan. Hingga suatu saat sekembalinya dari cuti yang sudah ke sekian kalinya, dia mendapati bahwa dirinya mengalami pemutusan hubungan kerja.

Si pekerja kemudian bertemu dengan sang mentor dan mengadukan hal yang dialaminya.

Sang mentor menyayangkan hal itu dapat terjadi, karena seandainya pada pertemuan sebelumnya, si pekerja mau meluangkan waktu untuk mendengarkan nasihat tambahannya, belum tentu hal itu dapat terjadi.

Apa nasihat tambahan sang mentor?

Bahwa yang dilakukan si pekerja dengan mengambil cuti, memang merupakan suatu solusi agar dia dapat lebih diperhatikan oleh pimpinannya. Tetapi seperti halnya perlengkapan (misalnya bohlam lampu) yang apabila sudah berkali-kali tidak dapat berfungsi dengan baik, maka besar kemungkinan perlengkapan itu akan diganti.

Jadi, kalau si pekerja terlalu sering untuk mengambil cuti, maka hal itu akan dapat mengacaukan ritme aktivitas pekerjaan di perusahaan tersebut, maka  bukan tidak mungkin suatu saat dirinya akan digantikan oleh orang lain.

Shop Floor Control (SFC)

Istilah 'shop floor control' dikenal juga sebagai 'production activity control' berkaitan dengan semua aktivitas yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk memonitor 'berjalannya' proses sebuah order melalui tahapan-tahapan di produksi, yakni dari diterimanya order produksi (= diterbitkan oleh PPIC) hingga penyelesaiannya (= diserah-terimakan ke bagian Warehouse).

Sistem SFC seringkali menggunakan sistem informasi untuk mengkomunikasikan status dari order produksi di tiap tahapan prosesnya. Sistem informasi ini akan mempermudah penelusuran status proses dan penyelesaian sebuah order produksi, antara lain, berapa jumlah order produksi yang harus diproses, apakah dalam tahapan tertentu sudah selesai diproses atau masih berlangsung  (= berapa banyak yang sudah diproses dan berapa banyak yang harus diproses lebih lanjut), bagaimana kualitas dari hasil produksi yang sudah diproses, di lokasi mana penempatan hasil produksinya, dan sebagainya.

Dengan adanya sistem Shop Floor Control (SFC) ini, perusahaan akan lebih mudah untuk :

• menentukan prioritas dari sejumlah order produksi
• memonitor jumlah hasil produksi dari tahapan proses tertentu (= sebagai Work In Progress/WIP)
• mempercepat ketersediaan data status proses produksi untuk keperluan capacity control dan capacity requirement planning (CRP).
• mendapatkan data yang dibutuhkan untuk berkoordinasi di seluruh bagian Produksi dengan bagian Marketing, Warehousing dan Accounting.
• mengukur tingkat pencapaian dari Efisiensi, Utilisasi dan Produktivitas dari proses dan mesin produksi, serta penggunaan sumber daya manusianya.

Shop Floor Control ini merupakan aktivitas internal strategis, karena data yang diperoleh sangat berguna untuk keperluan analisa dari berbagai departemen. 

Pada posting berikutnya kita akan sedikit menggali lebih dalam mengenai Capacity Requirement Planning.

Semoga bermanfaat!

Purchasing Tips : Membeli Barang Teknik atau Suku Cadang

Kalau Anda bekerja sebagai buyer di sebuah perusahaan dan salah satu tugasnya adalah membelikan barang-barang teknik atau suku cadang dari suatu mesin atau peralatan, maka tips berikut ini akan berguna bagi Anda untuk meningkatkan kinerja.

• Kalau Anda belum punya banyak pengalaman dalam mengenal jenis barang teknik atau suku cadang peralatan yang akan dibeli, pertimbangkanlah hal berikut ini dalam melakukan pembelian tersebut! 

Cobalah dapatkan spesifikasi teknis dari barang atau suku cadang yang akan dibeli dari kedua belah pihak, si peminta (= biasanya teknisi dari bagian Engineering atau Maintenance di perusahaan Anda) maupun si pemasok. Tanyakan pada si peminta mengenai spesifikasi utama yang harus dipenuhi, agar Anda dapat menginformasikannya ke pihak pemasok. Dan ketika Anda menyusun tabel perbandingan spesifikasi teknisnya, informasi penting tersebut dapat di-highlight.

Cobalah untuk melakukan diskusi teknis dengan engineer dari pihak pemasok. Apabila Anda belum terlalu percaya diri, ajaklah teknisi dari perusahaan Anda untuk membantu Anda memastikan bahwa barang tersebut memang sesuai spesifikasi teknis dan aplikasinya. Pelajari mengenai garansi yang diberikan oleh pihak pemasok, apa yang digaransi dan waktunya berapa lama.

• Apabila yang akan Anda beli adalah barang teknik atau suku cadang yang merupakan hasil pembuatan/fabrikasi di bengkel penjual, maka akan sangat baik apabila Anda menyediakan waktu untuk mengunjungi bengkel atau workshop di mana pihak pemasok tersebut melakukan aktivitasnya. Perhatikanlah aktivitas mereka dalam menjaga kualitas produknya dan kualitas pengaturan pengirimannya.

• Lakukan investigasi terhadap kebijakan pemasok terkait ketika menerima pesanan suku cadang yang urgent/mendadak, ketika menerima keluhan pelanggan, serta bantuan teknis apa yang disediakan oleh mereka.

• Ketika Anda akan membeli mesin atau peralatan, beberapa pemasok ada yang mengajukan rekomendasi untuk pembelian paket suku-cadang kritikal nya (= critical spare kits). Anda dapat mempertimbangkan hal ini dan mendiskusikannya dengan engineer atau teknisi internal perusahaan Anda. Mungkin juga, paket itu dapat Anda pertimbangkan untuk menjadi bahan negosiasi saat pembelian mesin atau peralatannya sebagai 1st free spare kit.

• Beberapa pemasok seringkali juga merekomendasikan kontrak pemeliharaan untuk mesin atau peralatan yang Anda beli. Pelajarilah hal ini, dapatkan informasi pemasok apa keuntungannya apabila Anda menyetujui kesepakatan kontrak pemeliharaan mesin atau peralatan tersebut. Pertimbangkanlah bahwa beberapa mesin atau peralatan ada yang memerlukan alat khusus untuk bongkar-pasang bagian mesin atau peralatannya, dan itu hanya dapat dilakukan oleh teknisi dari pihak pemasok.

Apabila nama perusahaan pemasok berbeda dengan nama perusahaan yang akan melaksanakan kontrak pemeliharaan, ada baiknya untuk meminta perusahaan pelaksana kontrak pemeliharaan untuk menunjukkan surat pernyataan dari pemasok bahwa perusahaan tersebut memang secara resmi ditunjuk sebagai pihak pelaksana kontrak pemeliharaan mesinnya (= authorized maintenance company).

Umumnya perbedaan pemeliharaan dengan kontrak dan tanpa kontrak ada pada (1) biaya teknisi yang akan datang untuk melakukan perbaikan atau pemeliharaan; (2) biaya suku-cadang yang diperlukan saat perbaikan atau pemeliharaan.

Demikian beberapa tips untuk membantu Anda dalam menjalankan tugas sehari-hari. Semoga bermanfaat!