Purchasing Tips : Membeli Barang Teknik atau Suku Cadang

Kalau Anda bekerja sebagai buyer di sebuah perusahaan dan salah satu tugasnya adalah membelikan barang-barang teknik atau suku cadang dari suatu mesin atau peralatan, maka tips berikut ini akan berguna bagi Anda untuk meningkatkan kinerja.

• Kalau Anda belum punya banyak pengalaman dalam mengenal jenis barang teknik atau suku cadang peralatan yang akan dibeli, pertimbangkanlah hal berikut ini dalam melakukan pembelian tersebut! 

Cobalah dapatkan spesifikasi teknis dari barang atau suku cadang yang akan dibeli dari kedua belah pihak, si peminta (= biasanya teknisi dari bagian Engineering atau Maintenance di perusahaan Anda) maupun si pemasok. Tanyakan pada si peminta mengenai spesifikasi utama yang harus dipenuhi, agar Anda dapat menginformasikannya ke pihak pemasok. Dan ketika Anda menyusun tabel perbandingan spesifikasi teknisnya, informasi penting tersebut dapat di-highlight.

Cobalah untuk melakukan diskusi teknis dengan engineer dari pihak pemasok. Apabila Anda belum terlalu percaya diri, ajaklah teknisi dari perusahaan Anda untuk membantu Anda memastikan bahwa barang tersebut memang sesuai spesifikasi teknis dan aplikasinya. Pelajari mengenai garansi yang diberikan oleh pihak pemasok, apa yang digaransi dan waktunya berapa lama.

• Apabila yang akan Anda beli adalah barang teknik atau suku cadang yang merupakan hasil pembuatan/fabrikasi di bengkel penjual, maka akan sangat baik apabila Anda menyediakan waktu untuk mengunjungi bengkel atau workshop di mana pihak pemasok tersebut melakukan aktivitasnya. Perhatikanlah aktivitas mereka dalam menjaga kualitas produknya dan kualitas pengaturan pengirimannya.

• Lakukan investigasi terhadap kebijakan pemasok terkait ketika menerima pesanan suku cadang yang urgent/mendadak, ketika menerima keluhan pelanggan, serta bantuan teknis apa yang disediakan oleh mereka.

• Ketika Anda akan membeli mesin atau peralatan, beberapa pemasok ada yang mengajukan rekomendasi untuk pembelian paket suku-cadang kritikal nya (= critical spare kits). Anda dapat mempertimbangkan hal ini dan mendiskusikannya dengan engineer atau teknisi internal perusahaan Anda. Mungkin juga, paket itu dapat Anda pertimbangkan untuk menjadi bahan negosiasi saat pembelian mesin atau peralatannya sebagai 1st free spare kit.

• Beberapa pemasok seringkali juga merekomendasikan kontrak pemeliharaan untuk mesin atau peralatan yang Anda beli. Pelajarilah hal ini, dapatkan informasi pemasok apa keuntungannya apabila Anda menyetujui kesepakatan kontrak pemeliharaan mesin atau peralatan tersebut. Pertimbangkanlah bahwa beberapa mesin atau peralatan ada yang memerlukan alat khusus untuk bongkar-pasang bagian mesin atau peralatannya, dan itu hanya dapat dilakukan oleh teknisi dari pihak pemasok.

Apabila nama perusahaan pemasok berbeda dengan nama perusahaan yang akan melaksanakan kontrak pemeliharaan, ada baiknya untuk meminta perusahaan pelaksana kontrak pemeliharaan untuk menunjukkan surat pernyataan dari pemasok bahwa perusahaan tersebut memang secara resmi ditunjuk sebagai pihak pelaksana kontrak pemeliharaan mesinnya (= authorized maintenance company).

Umumnya perbedaan pemeliharaan dengan kontrak dan tanpa kontrak ada pada (1) biaya teknisi yang akan datang untuk melakukan perbaikan atau pemeliharaan; (2) biaya suku-cadang yang diperlukan saat perbaikan atau pemeliharaan.

Demikian beberapa tips untuk membantu Anda dalam menjalankan tugas sehari-hari. Semoga bermanfaat!