Prakiraan Penjualan [Sales Forecast] - Perlu atau Tidak ?

Salah satu faktor yang membuat suksesnya sebuah perusahaan adalah seberapa tepatnya seorang sales manager membuat prakiraan penjualan untuk masa yang akan datang.

Prakiraan penjualan sangatlah penting karena hal itu berdampak pada :

# Proses Manufaktur : Prakiraan penjualan menjadi dasar untuk menyusun dan melaksanakan jadwal produksi.

# Pembelian & Sumber Daya Manusia : Prakiraan penjualan menentukan jumlah dan waktu penyediaan tenaga kerja, peralatan, perlengkapan dan bahan baku serta bahan penunjang proses produksi.

# Pengawas Keuangan (Finance Controller) : Prakiraan penjualan mempengaruhi jumlah modal yang diperlukan untuk membiayai proses produksi dan jumlah dana arus kas yang dibutuhkan untuk menjalankan usaha tersebut.

# Manajer Penjualan : Prakiraan penjualan menjadi dasar pengaturan pembagian kuota penjualan yang harus dicapai oleh masing-masing tenaga penjualan.

Tergantung pada orientasi perusahaan, proses menyusun prakiraan penjualan itu sendiri mempunyai beberapa alternatif, yakni berdasarkan orientasi pemasaran, produksi dan keuangan. Biasanya para eksekutif manajemen puncak akan menentukan targetnya dan itu akan menjadi acuan untuk menyusun target masing-masing departemen.

Apabila perusahaan menggunakan orientasi produksi, makan kapasitas produksi akan menentukan jumlah barang jadi yang harus dijual oleh tenaga penjualan.

Apabila perusahaan menggunakan orientasi keuangan, maka budget keuangan (nilai penjualan) yang akan menentukan berapa banyak jumlah barang jadi yang harus dijual oleh tenaga penjualan. Umumnya kenaikan target tahunan sebesar 10% - 15% yang digunakan secara teratur.

Yang paling banyak digunakan adalah alternatif berdasarkan orientasi pemasaran. Prakiraan penjualannya disusun berdasarkan analisa kebutuhan pasar. 

Faktor-faktor internal yang dapat mempengaruhi prakiraan penjualan adalah :

> Perubahan pada komposisi pembentuk barang-jadi

> Perubahan pada tahapan atau cara proses

> Perubahan pada kebijakan promosi

> Penambahan kapasitas produksi

Faktor-faktor eksternal yang dapat mempengaruhi prakiraan penjualan adalah :

> Perilaku pesaing : Siapakah pesaing Anda ? Apa kekuatan dan kelemahannya ? Berapa harga jual mereka ? Bagaimana strategi pemasaran dan penjualan mereka ?

> Faktor ekonomi : Dampak dari inflasi ? Dampak dari kenaikan atau penurunan bunga pinjaman ? Adakah kebijakan-kebijakan baru dari pemerintah ?

> Faktor lingkungan : Di daerah mana target pemasaran dan penjualan tsb akan dilakukan ? Bagaimana struktur populasi di daerah tsb ? Adakah pesaing baru yang muncul di daerah tersebut ?

Dalam menyusun prakiraan penjualan, ada hal-hal yang perlu dilakukan agar prakiraan tersebut dapat menjadi lebih akurat :

1. Kelompokkan produk-produk yang dijual menjadi beberapa kelompok produk yang homogen (berdasarkan jenis yang sama) dan berdasarkan posisi geografis target daerah penjualannya.

2. Tentukan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi penjualan dari masing-masing kelompok produk dan kelompok geografis tersebut, dan susun berdasarkan kekuatan pengaruhnya.

3. Tentukan metode penyusunan prakiraan penjualan yang akan digunakan.

4. Kumpulkan sebanyak mungkin data yang diperlukan dan lakukan pengelompokkan data serta lakukan analisa berdasarkan periode penjualan historis yang ada.

5. Berdasarkan analisa data tersebut, tentukan asumsi-asumsi yang akan digunakan dalam penyusunan prakiraan penjualan yang baru.

6. Apabila prakiraan penjualan sudah disusun dan dijadikan acuan, pastikan bahwa evaluasi terhadap prakiraan penjualan tersebut dilakukan secara periodik dan revisi atas prakiraan perlu dilakukan berdasarkan hasil evaluasi tersebut.

Menyusun prakiraan penjualan yang akurat tidaklah mudah, namun prakiraan tersebut sangatlah penting bagi aktivitas perusahaan, oleh sebab itu prakiraan penjualan yang dievaluasi secara periodik akan sangat membantu.
[ Cited from World Executive's Digest ]

5 Cara Efektif Untuk Menekan Downtime di Proses Manufaktur

Salah satu yang termasuk dalam kelompok waktu tidak produktif adalah waktu tidak beroperasinya mesin atau lebih dikenal dengan istilah downtime.

Downtime sangat berbahaya terhadap kegiatan manufaktur. Ketika mesin atau pekerja menjadi tidak berfungsi, maka produksi terhenti, dan selanjutnya mempengaruhi pemasukan, sehingga mengurangi atau bahkan meniadakan keuntungan perusahaan.

Oleh sebab itu, sangatlah penting untuk memerangi downtime.

Berikut ini adalah 5 cara efektif untuk meminimalkan downtime di dunia manufaktur :

1. Memperbaharui atau Merawat Mesin-Mesin Produksi Secara Berkala

Meminimalkan downtime berarti juga mencegah terjadinya kondisi di mana mesin tidak dapat berfungsi. Mesin yang sudah terlalu tua dapat menurunkan kemampuan proses produksi, demikian juga dengan mesin yang seringkali mengalami macet atau rusak, akan mempunyai dampak negatif pada hasil produksinya.

Pemeliharaan mesin secara berkala sangatlah penting. Demikian juga dengan program pembaharuan mesin yang dapat meningkatkan kuantitas dan kualitas hasil produksi.

2. Jelaskan Downtime Pada Para Pekerja

Sangat disarankan agar para manajer menjelaskan dengan jujur dan terbuka mengenai downtime kepada para pekerja, sehingga mereka lebih merasa dihargai dan dipahami.

Hasil riset mengatakan bahwa komunikasi yang baik antara para manajer dan pekerja merupakan hal yang sangat penting untuk meningkatkan efisiensi.

Apabila para supervisor menjelaskan keterkaitan antara downtime dan pendapatan perusahaan, pada umumnya para pekerja akan merasa menjadi bagian dari team, merasa dilibatkan dalam pengambilan keputusan, dan merasa menjadi bagian penting dalam upaya meningkatkan produktivitas. Para pekerja juga dapat memberi usulan dan saran untuk menekan downtime, meningkatkan moral kerja, melakukan pemeliharaan mesin yang lebih baik dan memproduksi barang yang lebih baik kualitasnya.

Memberi pelatihan pada para karyawan mengenai tahapan proses produksi juga dapat membantu mereka untuk lebih memahami peran dan tugasnya.

3. Evaluasi Pekerja Secara Berkala
Evaluasi pekerja secara berkala adalah sesuatu yang normal harus dilakukan.
Evaluasi tersebut perlu untuk difokuskan pada apa yang menjadi pandangan manajemen, misalnya pada area yang menjadi keberhasilan dan area yang memerlukan peningkatan.
Apabila evaluasinya menggunakan angka-angka yang berkaitan dengan hasil produksi, sangat disarankan untuk mempersiapkan penjelasan dari mana angka-angka tersebut bisa muncul.

4. Perhatikan Efisiensi dari Proses Manufaktur Yang Sedang Berjalan

Seringkali kegiatan di suatu departemen sangat dipengaruhi oleh hasil kegiatan dari departemen lainnya, misalnya penggantian suku-cadang yang cepat dan tepat tergantung pada pemahaman dan kemampuan dari bagian pembelian (purchasing).
Audit terhadap penggunaan energi juga merupakan salah satu langkah penting untuk meningkatkan efisiensi.
Para supervisor juga selayaknya mampu melakukan evaluasi terhadap setiap tahapan dari awal proses produksi hingga menjadi barang-jadi yang kemudian dikirim ke pelanggan. 




5. Bentuklah Target dan Sistem Penghargaan Yang Tepat
Pemberian penalti atas terjadinya downtime yang berlebih merupakan langkah yang biasanya dilakukan oleh perusahaan, misalnya pemberian sangsi disiplin di perusahaan Chevron yang diberikan pada para pekerjanya apabila ditemukan sedang duduk dalam jam kerjanya.
Namun demikian, sangatlah perlu dipertimbangkan untuk menerapkan juga suatu sistem penghargaan apabila para pekerja dapat melampaui target realistis yang telah diberikan.
Penghagaan atas departemen tertentu ketika mereka dapat mencapai target yang telah ditentukan, serta senantiasa memberi informasi terkini mengenai angka produktivitas akan dapat menjaga downtime pada tingkat yang minimal.
Sistem penghargaan yang diberikan dapat berupa hal-hal yang sederhana, misalnya penghargaan melalui pemberian surat penghargaan formal, makan siang gratis, ataupun acara kebersamaan tertentu.

Melalui aktivitas yang memberi motivasi dan menginspirasi para pekerja, downtime akan dapat ditekan. Perusahaan yang secara berkala melakukan pemeliharaan rutin dan pembaharuan mesin produksi akan dapat menciptakan atmosfir yang baik untuk menunjang aktivitas pencapaian target dan minimalisasi downtime.
Melalui tindakan yang tepat pada para pekerja, penyediaan sarana produksi dan distribusi yang tepat, sangat besar kemungkinan terjadinya peningkatan produktivitas yang cukup signifikan. 
[ Cited from 'Manufacturing Business Technology' - 9 Jan'13 Issue ]

Mengenal Functional Area dalam SAP

Modul dan aplikasi yang terdapat dalam software SAP R/3 tergantung pada versinya. SAP terus menerus melakukan perubahan terhadap software R/3 agar sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan jaman. Pada dasarnya SAP terdiri dari 3 (tiga) functional area, yaitu :

1. Financial
2. Logistics
3. Human Resources

Masing-masing functional area terdiri dari berbagai macam modul pendukung, sebagai berikut :

1. FINANCIAL :

> Financial Accounting (FI) : pengukuran profitabilitas dan kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi internal maupun eksternal. Modul ini menyediakan dokumen keuangan yang mampu menelusuri setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.

> Controlling (CO) : mendukung pengendalian capital investment, pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran, pengendalian pendanaan terhadap procurement, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area, serta pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan.

> Investment Management (IM) : fungsi ini overlapping dengan fungsi modul "TR", namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen membuat keputusan.

> Treasury (TR) : mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.

> Enterprise Controlling (EC) : memberikan akses bagi Enterprise Controller mengenai kondisi keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan, investasi, pemeliharaan dari aset perusahaan, akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan, kondisi pasar (market-size, market-share, competitor performance), serta faktor-faktor struktural dari proses bisnis (struktur produksi, struktur biaya, financial accounting dan profitability analysis).

2. LOGISTICS :

> Logistics Execution (LE) : terintegrasi dengan modul lain, seperti PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Merupakan fungsi pengaturan logistik dari sejak aktivitas purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.

> Sales and Distribution (SD) : menekankan penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan pasar. Prioritasnya adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisa, dan mengontrol aktivitas untuk memberi kepuasan pada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.

> Materials Management (MM) : membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.

> Plant Maintenance (PM) : mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

> Production Planning and Control (PP) : menggunakan pendekatan klasik MRP-II, untuk menjalankan fungsi yang serupa dengan MRP-II dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses delivery produk. 

> Quality Management (QM) : terintegrasi dengan modul PP-PI (Production Planning for Process Industries) untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

> Project Systems (PS) : bertujuan untuk mendukung perencanaan pendahuluan untuk waktu dan nilai, perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit costing dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan, koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen inventori, network planning dari orang, kapasitas, material, operating resources dan servis, monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan, serta penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan.

3. HUMAN RESOURCES

Berfungsi untuk memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap salary, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan, melindungi data personalia dari pihak luar, serta membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir. Modul-modul yang terkait dengan functional area ini, adalah :

> Personnel Management (PA)
> Personnel Time Management (PT)
> Payroll (PY)
> Training and Event Management (PE)
> Organizational Management

Melalui penjelasan singkat di atas, paling tidak kita dapat mempunyai gambaran yang lebih jelas lagi mengenai SAP. Semoga bermanfaat !

[ Cited from Mr. Syarwani's email - Dec 2012 ]