Shop Floor Control (SFC)

Istilah 'shop floor control' dikenal juga sebagai 'production activity control' berkaitan dengan semua aktivitas yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk memonitor 'berjalannya' proses sebuah order melalui tahapan-tahapan di produksi, yakni dari diterimanya order produksi (= diterbitkan oleh PPIC) hingga penyelesaiannya (= diserah-terimakan ke bagian Warehouse).

Sistem SFC seringkali menggunakan sistem informasi untuk mengkomunikasikan status dari order produksi di tiap tahapan prosesnya. Sistem informasi ini akan mempermudah penelusuran status proses dan penyelesaian sebuah order produksi, antara lain, berapa jumlah order produksi yang harus diproses, apakah dalam tahapan tertentu sudah selesai diproses atau masih berlangsung  (= berapa banyak yang sudah diproses dan berapa banyak yang harus diproses lebih lanjut), bagaimana kualitas dari hasil produksi yang sudah diproses, di lokasi mana penempatan hasil produksinya, dan sebagainya.

Dengan adanya sistem Shop Floor Control (SFC) ini, perusahaan akan lebih mudah untuk :

• menentukan prioritas dari sejumlah order produksi
• memonitor jumlah hasil produksi dari tahapan proses tertentu (= sebagai Work In Progress/WIP)
• mempercepat ketersediaan data status proses produksi untuk keperluan capacity control dan capacity requirement planning (CRP).
• mendapatkan data yang dibutuhkan untuk berkoordinasi di seluruh bagian Produksi dengan bagian Marketing, Warehousing dan Accounting.
• mengukur tingkat pencapaian dari Efisiensi, Utilisasi dan Produktivitas dari proses dan mesin produksi, serta penggunaan sumber daya manusianya.

Shop Floor Control ini merupakan aktivitas internal strategis, karena data yang diperoleh sangat berguna untuk keperluan analisa dari berbagai departemen. 

Pada posting berikutnya kita akan sedikit menggali lebih dalam mengenai Capacity Requirement Planning.

Semoga bermanfaat!

Purchasing Tips : Membeli Barang Teknik atau Suku Cadang

Kalau Anda bekerja sebagai buyer di sebuah perusahaan dan salah satu tugasnya adalah membelikan barang-barang teknik atau suku cadang dari suatu mesin atau peralatan, maka tips berikut ini akan berguna bagi Anda untuk meningkatkan kinerja.

• Kalau Anda belum punya banyak pengalaman dalam mengenal jenis barang teknik atau suku cadang peralatan yang akan dibeli, pertimbangkanlah hal berikut ini dalam melakukan pembelian tersebut! 

Cobalah dapatkan spesifikasi teknis dari barang atau suku cadang yang akan dibeli dari kedua belah pihak, si peminta (= biasanya teknisi dari bagian Engineering atau Maintenance di perusahaan Anda) maupun si pemasok. Tanyakan pada si peminta mengenai spesifikasi utama yang harus dipenuhi, agar Anda dapat menginformasikannya ke pihak pemasok. Dan ketika Anda menyusun tabel perbandingan spesifikasi teknisnya, informasi penting tersebut dapat di-highlight.

Cobalah untuk melakukan diskusi teknis dengan engineer dari pihak pemasok. Apabila Anda belum terlalu percaya diri, ajaklah teknisi dari perusahaan Anda untuk membantu Anda memastikan bahwa barang tersebut memang sesuai spesifikasi teknis dan aplikasinya. Pelajari mengenai garansi yang diberikan oleh pihak pemasok, apa yang digaransi dan waktunya berapa lama.

• Apabila yang akan Anda beli adalah barang teknik atau suku cadang yang merupakan hasil pembuatan/fabrikasi di bengkel penjual, maka akan sangat baik apabila Anda menyediakan waktu untuk mengunjungi bengkel atau workshop di mana pihak pemasok tersebut melakukan aktivitasnya. Perhatikanlah aktivitas mereka dalam menjaga kualitas produknya dan kualitas pengaturan pengirimannya.

• Lakukan investigasi terhadap kebijakan pemasok terkait ketika menerima pesanan suku cadang yang urgent/mendadak, ketika menerima keluhan pelanggan, serta bantuan teknis apa yang disediakan oleh mereka.

• Ketika Anda akan membeli mesin atau peralatan, beberapa pemasok ada yang mengajukan rekomendasi untuk pembelian paket suku-cadang kritikal nya (= critical spare kits). Anda dapat mempertimbangkan hal ini dan mendiskusikannya dengan engineer atau teknisi internal perusahaan Anda. Mungkin juga, paket itu dapat Anda pertimbangkan untuk menjadi bahan negosiasi saat pembelian mesin atau peralatannya sebagai 1st free spare kit.

• Beberapa pemasok seringkali juga merekomendasikan kontrak pemeliharaan untuk mesin atau peralatan yang Anda beli. Pelajarilah hal ini, dapatkan informasi pemasok apa keuntungannya apabila Anda menyetujui kesepakatan kontrak pemeliharaan mesin atau peralatan tersebut. Pertimbangkanlah bahwa beberapa mesin atau peralatan ada yang memerlukan alat khusus untuk bongkar-pasang bagian mesin atau peralatannya, dan itu hanya dapat dilakukan oleh teknisi dari pihak pemasok.

Apabila nama perusahaan pemasok berbeda dengan nama perusahaan yang akan melaksanakan kontrak pemeliharaan, ada baiknya untuk meminta perusahaan pelaksana kontrak pemeliharaan untuk menunjukkan surat pernyataan dari pemasok bahwa perusahaan tersebut memang secara resmi ditunjuk sebagai pihak pelaksana kontrak pemeliharaan mesinnya (= authorized maintenance company).

Umumnya perbedaan pemeliharaan dengan kontrak dan tanpa kontrak ada pada (1) biaya teknisi yang akan datang untuk melakukan perbaikan atau pemeliharaan; (2) biaya suku-cadang yang diperlukan saat perbaikan atau pemeliharaan.

Demikian beberapa tips untuk membantu Anda dalam menjalankan tugas sehari-hari. Semoga bermanfaat!

  

 

Cukup Efektif-kah TEAM Anda?

Di dalam dunia yang penuh oleh perubahan ini kita semakin dituntut untuk menyelesaikan tugas pekerjaan kita dengan lebih cepat, karena antara lain :

(1) Ekspektasi pelanggan yang meningkat

(2) Tuntutan pasar dan produk yang lebih kompleks

(3) Bertambahnya ketidak-pastian komersial (= situasi pasar yang dapat berubah sewaktu-waktu)

(4) Semakin ketatnya persaingan usaha, peraturan-peraturan yang berlaku dan isu-isu lingkungan.

Tuntuan tersebut di atas mendorong kita untuk menyusun langkah-langkah dengan menggunakan kombinasi keahlian, pengalaman dan pertimbangan ; memecahkan hambatan koordinasi antar departemen di dalam suatu organisasi, sambil memelihara hubungan yang baik dengan para pelanggan. 

Kendalanya adalah bahwa kita tidak dapat melakukan itu sendiri, dan kabar bagusnya adalah dengan membentuk TEAM, kita mempunyai peluang untuk merealisasikan langkah-langkah tersebut.

Sebelum membedah lebih dalam mengenai TEAM, ada baiknya kita memahami perbedaan yang sering ditemukan di dalam "Kelompok yang Bekerja-sama / Co-operative Group" dengan "TEAM", antara lain :

Co-operative Group : Orang-orang berkumpul untuk bekerja bersama

TEAM : Orang-orang berkumpul untuk bekerja bersama dengan saling percaya

Co-operative Group : Informasi tidak di-share secara terbuka, karena rasa percaya dan keterbukaan masih terbatas

TEAM : Informasi di-share secara terbuka ke seluruh anggota, karena tingkat percaya dan keterbukaan sudah menyatu, sehingga setiap anggota berprinsip bersama untuk saling membantu

Co-operative Team : Dalam hal pencapaian obyektif tugasnya, setiap anggotanya cenderung lebih memikirkan departemennya masing-masing

TEAM : Setiap anggota memberi kontribusinya untuk mencapai obyektif/tujuan bersama, sambil meminimalisir kemungkinan dampak negatif bagi masing-masing departemen terkait

Sebuah TEAM yang dapat bekerja bersama secara efektif merupakan TEAM yang potensial yang dapat, antara lain :

• mencapai hasil yang lebih baik dari pencapaian individu yang bekerja sendiri
• berpikir, berdiskusi dan bertindak lebih fleksibel dari kelompok yang besar
• memberi gagasan dan ide yang lebih luas daripada seorang individu
• dengan saling percaya dan keterbukaan, bekerja dengan saling membantu dan menutupi kelemahan masing-masing individu
• membangkitkan motivasi yang lebih kuat daripada bekerja seorang diri
• memperluas area yang dieksplorasi sambil memperkecil resiko yang mungkin akan dihindari ketika bekerja seorang diri

Untuk membentuk TEAM yang dapat bekerja efektif bukanlah sederhana. Di dalam dunia kerja yang penuh tantangan, banyak TEAM sudah dibentuk berdasarkan berbagai macam alasan dan kebutuhan, namun tidak semuanya berhasil, karena hal itu berhubungan erat dengan berbagai karakter orang. Dalam hal ini tantangan seorang Leader, bukanlah hanya membangun sebuah team saja, tetapi lebih pada mengidentifikasi dan menjadi mentor bagi orang-orang sebagai anggota team-nya, membangun kondisi yang harmonis dalam bekerja-sama dan secara konsisten menjaga agar team tetap fokus pada obyektif yang telah ditetapkan, yang seringkali harus dilakukan dalam periode waktu tugas yang relatif singkat.

Jika Anda ingin menggali lebih dalam mengenai BAGAIMANA MENYUSUN & MEMBENTUK TEAM YANG EFEKTIF , atau bahkan ingin didampingi dalam melakukannya, kami di BWI (= Bright World International) siap membantu Anda, baik secara individu maupun perusahaan, dalam memberikan bimbingan konsultasi dan pendampingan berdasarkan pengalaman praktis yang telah kami lalui di berbagai bidang manufaktur.

Silakan menghubungi kami:

Bright World International

Email : exousia.edu@gmail.com

HP (WA) : +62.898.958.3722